永州局办公室工作流程图
政务管理工作
工作规
工作依据文件
1、国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定
2、局《印章使用管理规定》
编号1-01
工作名称印章管理
工作流程工作要求及注意事项层级责任
1、局公章由办公室主任指定专人保管；各部门业
务章由部门负责人保管或指定专人保管。
2、印章管理人员应熟悉局《印章使用管理规定》。
3、印章保管人员对印章使用情况进行登记，其容
包括：容、批准领导、份数、时间、经办人员签字。
4、印章保管人因故离工作岗位，应向分管领导请
假，分管领导应指定印章临时保管人，并监督好交接
工作。
5、用印审批：党组印章，经党组书记批准；公章
经局长或副局长批准，特殊情况由局长授权办公室主
任审批；各部门业务印章经本部门主要负责人批准。
6、用印要求：公文用印以局领导签发的发文稿为
凭；介绍信、证明、协议书、报表、证书等其他事项
用印以批准领导意见为凭；各部门向企业对出具证明，
经科长签署，主管部门批准；严禁在空白稿纸、介绍
信、证件、各类执法文书等白页上用印，带有印章废
页由监印员销毁。
局长
党组
书记
按职责围审核签字。
分管
领导
负责对需施印文档审核签
字。
印章
管理
人员
负责妥善保管好印章；负责
查看要施印文件、报表是否
经分管领导签字审核。
督促办理文档盖章人员在印
章使用登记表上签字。
本工作需要的相关记录、档案
1、印章使用登记表
关键控制点注：“※”为关键控制点
政务管理工作工作规工作依据工作1、中国共产党机关公文处理条例
编号1-02 2、国家行政机关公文处理办法
3、局《公文处理规定》
工作名称公文收文管理工作
工作流程工作要求及注意事项层级责任
1、办公室收到文件，逐一分类进行登记，及时送领导签阅后，传相关科室和人员办理。
2、各科（室）的文件管理。各科（室）的纸制文件，应当由各科（室）文件管理员进行归类管理，年终将不需要的文件交由办公室进行统一处理。
3、没有归档和存查价值的文件需经鉴别并经分管领导批准定期销毁。任何个人和科室不得私自销毁各类文件，否则后果由当事人和科室主要负责人承担。
4、逐级呈批完毕的公文，原件由办公室存档，局领导的批示复印分送相关领导和科室阅办。
局长
党组
书记
按职责围负责审批、审签文
件。
分管
领导
负责审核文件，审批信息、简
报、证明等
办公
室
负责文件的签送，负责公文的
下载、登记、送领导审签、送
科室科承办、监办及归档。各科
负责承办来文的具体办理事
项。
本工作需要的相关记录、档案
1、收文登记表
2、发文登记表
关键控制点注：“※”为关键控制点
政务管理工作工作规工作依据工作1、中国共产党机关公文处理条例
编号1-03 2、国家行政机关公文处理办法
3、局《公文处理规定》
工作名称公文发文管理工作
工作流程工作要求及注意事项层级责任
1、公文起草人员负责公文办理情况的跟踪和必要的提示。
2、公文办理中各环节人员在办理完毕后必须填写意见再送下一环节，否则下一环节的人员有权退办。
3、排版要按照公务格式规进行，避免末页无正文现象。
4、文件起草人认真校对后，办公室文秘核稿，保证公文制作质量。
局长
党组
书记
按职责围负责审批、审签文
件。
分管
领导
负责审核文件，审批信息、简
报、证明等。
办公
室
负责文件的签递，全局性公文
的草拟、科室文件的审核，以
及公文发送、存档。
各科
负责业务文件的起草、跟踪、
校对、本科公文的管理。
本工作需要的相关记录、档案
1、收文登记表
2、发文登记表
关键控制点注：“※”为关键控制点
政务管理工作
工作规
工作依据工作
1、中华人民国保守国家秘密法
2、中华人民国保守国家秘密法实施办法
3、局《公文处理规定》
编号1-04
工作名称工作
工作流程工作要求及注意事项层级责任
1、所有微机必须安装杀毒软件并定期查杀，禁止在涉
密微机与非涉密微机之间交叉使用移动存储介质。
2、各科室承办的各类会议，应指定专人在会议结束后
回收和销毁参与人员遗留的会议材料。
3、各科室报废的网硬盘及涉密的移动存储介质，统一
交局办公室负责的工作人员登记、保管和销毁。
4、上党政网和网的计算机不得上互联网。
5、加强制度建设和宣传教育工作，定期检查计算机网
络、网页、、收发文件管理情况。
6、涉密容不得对外公开。
7、涉密文件收文、传阅、回收要规登记。
8、复印、翻版需领导签字，按原密级对待，任何单位、
个人不得擅自复印、销毁和转发。
9、文件采取必要措施单独存放。
局领
导
负责涉密文件的传阅、复印审
批。
办公
室
负责工作制度建设、宣传教
育、检查与规管理。
人员
负责工作的具体实施，涉密文
件的具体管理。
各科负责做好相关的工作
本工作需要的相关记录、档案
1、机要文件登记表
关键控制点注：“※”为关键控制点
政务管理工作
工作规
工作依据工作1、局《接待工作管理规定》
编号1-05
工作名称公务接待工作
工作流程工作要求及注意事项层级责任
1、公务接待按照“谁主管谁负责”的原则实行对口接
待，一般性业务工作接待由相关科室负责组织实施，
重要接待工作由办公室负责组织。
2、接待工作坚持热情周到，安排恰当，有利公务、文
明节约的原则。
3、严格执行接待审批制度，报局领导审批后执行。
4、严格控制陪餐人数。接待厅局级以上领导干部，原
则上全体局领导参加宴请一次；接待县处局级以下人
员，原则上按照局领导分工对口接待，
5、大力节约接待费用。接待承办科室必须严格执行上
级有关接待用餐、住宿相关规定。
6、来人来电接待使用礼貌用语，妥善答复，合理处置，
做到文明、规、高效。
局长负责重要接待工作方案审批。
分管
领导
负责一般性分管业务工作接
待方案审批。
办公
室
负责局里会费开支的接待工
作组织实施，公务接待工作的
统筹协调。
各科
负责一般性业务工作对口接
待组织实施。
本工作需要的相关记录、档案
1、记录
2、接待工作审批单
关键控制点注：“※”为关键控制点
政务管理工作
工作规
工作依据工作
1、局《工作会议制度》
编号1-06
工作名称会务管理工作
工作流程工作要求及注意事项层级责任
1、严格坚持会议报批制度，综合性会议外及各类业务
工作会议由牵头科室提前一周提出会议方案交办公室
统筹，报局长审定。
2、业务工作会议，按“谁分管谁出席、谁相关谁参加”
的原则安排出席领导和确定相关科室参会人员，会务
工作由牵头科室负责承办，办公室统筹协调。
3、加强会议统筹，参会人员相同或相近的会议尽量集
中安排，同一领导分管科室召开的工作会议能合开的
尽量合开。
4、提倡开短会、讲短话，综合性会议及各类业务工作
会议原则上控制在半天以。
5、参加人员必须按通知要求参加各种会议，凡不能参
加的必须于会前按请假规定请假。
6、参加各种会议，不得有迟到、早退，不得有在会场
随意走动、发出手机的声音或随意接听等影响会场纪
律的行为。
7、综合性会议由办公室、业务类会议由承办科室准备
会议材料。
局长
党组
书记
按职责围负责局党组会、局务
会、综合性会议容审批
分管
领导
负责分管业务工作会议容审
核。
办公
室
负责全局会务工作统筹，组织
实施相关工作会议，会务后勤
保障工作。
各科负责承办相关业务工作会议。
本工作需要的相关记录、档案
1、会议通知册
关键控制点注：“※”为关键控制点
政务管理工作
工作规
工作依据工作
1、局《车辆管理规定》
编号1-07
工作名称车辆管理工作
工作流程工作要求及注意事项层级责任
1、严格执行市局车辆管理“十严禁”。
2、严格实行出车登记制度，未登记出车一律不报销路
桥费、出差补助等相关费用。
3、实行单车核算管理和百公里耗油核算管理。所有车
辆用油超过核定标准部分一律不予核报。车辆加油费
用结算应查验每次加油的原始单据。
4、办公室车辆管理人员应保管好保险单等资料。购买
车辆保险、年审应及时，不得脱保。
5、车辆定点停放。严禁执法车辆出入酒楼、商场或娱
乐场所。
6、实行车辆出车使用、里程、加油、维修统计登记制
度。
7、车辆维修实行定点维护和保养，严格执行审批制度。
8、领导干部未经上级批准同意驾驶公车的，不能充当
兼职驾驶员和违规驾驶公车。
分管
领导
负责科室车辆使用审批；负责
车辆加油审核；负责车辆维修
审核；负责车辆费用审核签
字。
使用
科室
负责指定专人对车辆的日常
维护保养检查；负责管理车辆
的使用安全，杜绝公车私用，
负责及时申报维修车辆。
办公
室车
辆管
理人
员
负责车辆建档管理；负责费用
审核结算；负责联系购买车辆
保险；负责联系车辆年审业
务；负责定期通报车辆维修、
加油、登记情况。
本工作需要的相关记录、档案
1、车辆档案
2、车辆保险
3、加油单据
4、公务用车审批登记表
5、车辆加油审批统计表
6、车辆维修保养登记表
关键控制点注：“※”为关键控制点
政务管理工作
工作规
工作依据工作
1、中华人民国档案法
2、中华人民国档案法实施办法
3、国家档案局令第8号《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》
编号1-08
工作名称档案管理工作
工作流程工作要求及注意事项层级责任
1、档案室由专人负责，对室温度、湿度、防火设施、
防虫、防盗进行全程监控，防止各类事故发生。
2、外单位查阅文件需单位介绍信。
3、由移交到档案室归档的文件资料必须按工作流程的
容和要求办理。
4、机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定
期一般分为30年、10年。具体要求见《机关文件材料
归档围和文书档案保管期限规定》。
局领
导
负责文件档案的借阅、销毁审
批。
办公
室
负责文件档案的清理、分类、
登记、入档、保管，提出销毁
建议、销毁。
各科
室
配合办公室作好档案管理工
作，并作好本科室文件档案管
理。
本工作需要的相关记录、档案
1、依据相关规定
关键控制点注：“※”为关键控制点
政务管理工作
工作规
工作依据工作1、国务院信访工作条件（国务院员令第431号）
编号1-09
工作名称信访工作
工作流程工作要求及注意事项层级责任
1、信访工作实行“属地管理”原则。不得出现相
互推诿、延办和不办现象．不得出现越级上访、到市
局重复上访和其它不稳定事件。
2、来信来访向市局反映的事项，备相关责任单位
要依法、依政策办理，并及时向市局上报办理情况。
3、对群众通过公开电子信箱、投诉、信访接待的
时问和地点、查询信访事项处理进展及结果的多种
方式申通信访渠道。
4、重大会议、重大话动、节假日、敏感时期、每季度
均开展信访稳定排查，加强正面引导和政策法律疏
导，依法妥善解决群众台理诉求，及时消除各种矛盾
纠纷和不稳定因素。
局长
对局党组领导班子及其成员
的信访工作负责；负责处理敏
感性、群体性信访事件
分管
领导
负责分管业务及科室的信访
稳定工作
办公
室
负责信访稳定工作日常管理、
信访接待登记、报批、交办、
督办、情况上报等情况
各科负责职能围信访事项办理
纪检
组
负责纪检类信访事项办理
本工作需要的相关记录、档案
1、信访登记表
2、信访事项办理单
3、信访事项答复意见书
4、信访事项回复单
关键控制点注：“※”为关键控制点
政务管理工作
工作规
工作依据工作1、《企业事业单位部治安保卫条例》（国务院第421号令）
编号1-10
工作名称保安全工作
工作流程工作要求及注意事项层级责任
1、单位部治安保卫工作贯彻预防为主、突出重点、
保障安全的方针。
2、要按照主要负责人一岗责和“谁主管谁负责、
谁分管谁负责、谁使用谁负责”的原则，做好办公区
域防火、防盗、防恐、防泄密、防诈骗和保生命财产
安全“五防一保”工作，重大活动，重要会议、法定
节日，敏感时期必须进行一次安全稳定隐患排查，并
按要求向市局撮送情况。
3、、加强保安全防宣传教育，并落实本单位的部治
安保卫制度和治安防措施。
4、根据需要，检查进入本单位人员的证件，登记
出入的物品和车辆。
5、在单位围进行治安防巡逻和检查建立检查和隐
忠整改记录。
局长负责保重大事项审批
分管
领导
负责保工作的领导、督查、
事项的审核、审批
办公
室
负责保制度建设、宣传教育、
防检查、情况上报等日常管
理工作
各科负责科室保工作
本工作需要的相关记录、档案
1、外来人员出入登记表
2、部安全检查整治记录表
关键控制点注：“※”为关键控制点
政务管理工作
工作规
工作依据工作1、依据相关制度规定
编号1-11
工作名称办公用品采购工作
工作流程工作要求及注意事项层级责任
1、认真执行局办公物品管理制度，设立固定资
产登记明细台帐，明确使用者和管理者，责任
落实到人头。
2、办公用品实行按计划经局领导审批后统一定
点采购。
3、实行领用登记制度，办公室每半年向各科室
通报一次办公用品领取情况。
4、办公耗材选择能耗纸、环保、质优、价廉的
设备，不采购高耗能办用品。
局长负责审批
分管
领导
负责分管科室的办公用品
支出审核
办公
室
负责全局办公用品的管理、
发放、审批、登记。
各科执行有关规定和要求。
本工作需要的相关记录、档案
1、办公用品购置请示报告
2、办公用品领用登记表
关键控制点注：“※”为关键控制点
政务管理工作
工作规
工作依据工作1、依据相关制度规定
编号1-12
工作名称固定资产管理工作
工作流程工作要求及注意事项层级责任
1、固定资产的调配由局办公室统一负责，科室
之间不得自行调配。
2、科室添置固定资产需向局办公室提出申请，
统一由局办公室按规定程序报批并集中采购配
置，未按规定程序报批自行采购的固定资产一
律不予核报。
3、固定资产的领用需填写“设备”（物品）领
用登记表”并由使用者本人签字。临时性机构
监督资产移交，造成资产流失的应照价赔偿。
4、固定资产的管理和维修由使用部门自行负
责，需报废的应报批并将报废资产移交局办公
室固定资产管理人员统一处置。
局长负责全局财务工作
分管
领导
负责固定资产领用审批。审
签固定资产的购置、报废。
办公
室
负责全局固定资产的管理，
负责提出资产购置、报废建
议。
各科负责使用固定资产的管理。
本工作需要的相关记录、档案
1、固定资产台帐
关键控制点注：“※”为关键控制点