档案管理职务说明书
档案管理职务说明书
岗位名称:档案管理
员工姓名:
所属部门:总经理办公室
到任本职日期:
/
/
工资级别范围 :
等
级 至
等
级
目前工资级别:
薪酬类型:
岗位分析日期:
年
月
岗位编号:
岗位定员:
现有人数:3 3
直接上级:
总经办主任 直接下属部门/ / 岗位:
岗位设置目的:
集中管理公司档案及有关资料,维护档案的完整与安全,为公司生产经营提供相关参考服务 职责与工作任务:
职责一
职责描述:负责拟订公司档案管理计划和制度,并总结实施情况 工作时间百分比:5% 工作任务
1. 拟订档案工作年度方针目标、计划 频次:1 次/年 2. 拟订、及时修改档案工作标准及各项管理制度 频次:不定期 3. 编写本企业档案统计年报、年度工作总结 频次:1 次/年 4. 执行公司档案保密工作 频次:日常 职责二
职责描述:
负责收集公司各类文档、资料 工作时间百分比:15% 工作任务
1. 收集公司各职能部门移交的文件及具有查考价值的资料、公司荣誉档案、财会档案等 频次:2 次/年 2. 收集公司基建、技术改造、新建项目等形成的文件材料、图纸及电子文件 频次:不定期 3. 收集对公司具有参考价值的各类资料 频次:不定期 职责三
职责描述:负责鉴定、系统整理公司各类档案 工作时间百分比:30%
工作任务
1. 对收集到的各种载体的档案资料进行鉴定,确定其保管期限及保密等级 频次:日常 2. 严格按《企业档案分类编号规定》进行基本分类、组合、排列、整理 频次:日常 3. 按《档案著录规则》搞好公司档案著录工作 频次:日常 4. 运用计算机软件对整理好的资料进行录入、编目 频次:日常 5. 编制档案检索工具 频次:日常 职责四
职责描述:负责公司档案的日常管理 工作时间百分比:30% 工作任务
1. 按照《企业档案归档制度》对接收的档案进行质量检验、内容核对、消毒处理和登记 频次:日常 2. 做好档案库房内柜、架排列;档案入柜、上架排列;库房内温湿度的控制、调节;温湿度计的观察和数据记录 频次:日常 3. 做好档案库房的防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全工作 频次:日常 4. 做好档案设备的日常维护、保养和清洁卫生工作 频次:日常 5. 对破损档案进行基本修裱工作 频次:不定期 6. 完成档案的借阅、查询、复印等工作 频次:日常 7. 完成企业档案基本情况、数量、提供利用及效果等统计工作 频次:定期 职责五
职责描述:负责档案资料的编研和档案资料信息的开发利用 工作时间百分比:10% 工作任务
1. 结合本公司生产、建设、科研、技改、经营、管理等各项工作需要,把蕴藏在档案资料中的信息开发出来,为企业提高产品质量,降低物质消耗,增加经济效益服务 频次:不定期 2. 对档案进行加工整理,汇编各种专题资料、图集、图表、指南、手册和编纂各类专题档案史料 频次:不定期 3. 参与计算机储存、检索、编目、借阅、统计库房管理等系统软件的开发和计算机开发档案资料信息工作 频次:日常 4. 参与本企业档案资料信息的交流、业务技术咨询和参与编史、修志、汇编文献资料 频次:不定期 职责六
职责描述:负责档案业务的监督和指导 工作时间百分比:5% 工作1. 了解本企业机构设置、变动、职能、工作过程和生产装置工艺流程、设备性能、工程项目情况 频次:日常
任务
2. 对各职能部门文件的形成、积累整理、立卷、归档及案卷质量、档案管理等进行指导、监督和检查 频次:不定期 3. 对全公司兼职档案管理员的专业技术培训和业务指导 频次:不定期 4. 对全公司各职能部门的档案保密、保卫工作进行检查和督促 频次:不定期 职责七
职责描述:完成上级交办的其他工作 工作时间百分比:5% 相关权限:
对公司档案管理制度有拟订权 对公司各类档案有管理权 对公司各单位的相关文档和资料有收集权 对各部门的档案工作,有权督促、检查和指导 有权参加公司经济责任制考评和提出与档案工作有关的考评意见 对不按规定利用企业档案的人员,有权拒绝提供利用
本领域(专业)获取信息、知识的工具使用权 学习和接受再教育的权利 办公工具和劳动工具的使用权 相关事情的知情权
汇报关系:
以上职责,向总经理办公室主任汇报
工作协作关系:
公司内部
各部门 公司外部
集团公司档案室、水富县档案局、云南省档案局等相关部门与单位 工作环境:
一般工作环境 使用工具设备:
空调、除湿机、消毒柜、防磁柜以及其他档案专用设备 工作时间特征:
正常工作时间
任职资格:
最低学历要求:
大专以上
所需学校专业背景:
档案管理、文秘、化工等相关专业
所需资格证书:
所需工作经验:
2 年以上档案管理相关工作经验
所需培训的科目:
档案管理,计算机软件应用
所需熟悉的知识面:
档案管理、公文处理、计算机及相关软件使用、化工、机械、电气、仪表、建筑基本知识
所需工作技能:
组织能力 计划与执行能力 目标设置能力 流程管理能力 解决问题能力 人际沟通技巧 书面/口头表达能力 时间管理能力
个人素质要求:
诚实敬业 团队合作 适应能力 充满自信 创新精神
知识分享
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