DB15T电子档案和档案数字化副本移交接收规范
ICS 01.040.30 CCS A14
DB 内 蒙 古 自 治 区 地 方 文 件 DB/T XXX—XXXX
电子档案和档案数字化副本移交接收规范
Specification for transfer and ecceptance of electronic records and digital copy of archives
20xx-xx-xx 发布
20xx-xx-xx 实施 内蒙古自治区市场监督管理局
发 布
前
言
本文件按照 GB/T 1.1-2020《标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
本文件由内蒙古自治区档案局提出并归口。
本文件起草单位：内蒙古自治区档案局。
本文件主要起草人：谷磊、包玉玲、韩晓军、温旭东、李志鹏、常青、张鑫、张宇杰。
1 电子档案和档案数字化副本移交接收规范
1 范围 本文件规定了电子档案和档案数字化副本移交接收的技术和管理要求,包括在线和离线移交接收。
本文件适用于内蒙古自治区各级档案馆以及依法向档案馆移交档案的机关、团体、企事业单位和其他组织开展电子档案和档案数字化副本的移交接收工作。
2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T 20530 文献档案资料数字化工作导则 GB/T 33476 党政机关电子公文格式规范 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 46 文书类电子文件元数据方案 DA/T 47 版式电子文件长期保存格式需求 DA/T 48 基于 XML 的电子文件封装规范 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 52 档案数字化光盘标识规范 DA/T 54 照片类电子档案元数据方案 DA/T 57 档案关系型数据库转换为 XML 文件的技术规范 DA/T 58 电子档案管理基本术语 DA/T 62 录音录像档案数字化规范 DA/T 63 录音录像类电子档案元数据方案 DA/T 78 录音录像档案管理规范
3 术语和定义 GB/T 18894-2016、DA/T 1-2000、DA/T 18、DA/T 22-2015、DA/T 31-2017、DA/T 58-2014、DA/T 62-2017 界定的，以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1
电子文件 electronic document 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的电子格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。
3.2
电子档案 electronic records
2 具有凭证、查考和保管价值并归档保存的电子文件。
3.3
档案数字化副本 digital copy of archives 将纸质档案、照片档案、声像档案等传统载体档案，进行数字化转换，形成的以数字形态存在的能被计算机识别的数据，包括档案原文图像数据、照片图像数据、音频视频数据及相关档案元数据。
3.4
元数据 metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
4 总则 4.1 移交单位和档案馆应当依法履行电子档案和档案数字化副本的移交和接收职责。
4.2 在移交与接收电子档案和档案数字化副本过程中，应确保档案信息的安全。涉及国家秘密的电子档案和档案数字化副本应单独存储，其移交接收须符合国家保密相关规定。
5 移交要求 5.1 基本要求 5.1.1 各门类电子档案移交前应按照 GB/T 18894 及相应门类档案整理文件进行规范整理；纸质档案应在规范整理的前提下，按照 DA/T 31 形成档案数字化副本；模拟录音录像档案应在规范整理的前提下，按照 DA/T 62 形成档案数字化副本。
5.1.2 形成时间早于本文件所引用规范性文件实施日期的电子档案和档案数字化副本，应符合形成时所适用的规范性文件或本文件所引用的规范性文件。
5.1.3 电子档案应与相关元数据一同移交，并采用基于 XML 的封装方式组织档案数据。档案数字化副本可以参照上述方式与相关元数据一同移交，也可选择与其机读目录一同移交。
5.1.4 待移交的电子档案和档案数字化副本应转换为规定的文件格式，电子文件不应带有压缩、加密、匿名电子签名等技术，特殊格式的电子文件应当与其读取平台一起移交。
5.1.5 待移交的电子档案和档案数字化副本应进行检验，确保数据真实、完整、可用、安全。
5.2 电子档案格式要求 5.2.1 文书类电子档案的正本、定稿、文件处理单以及确有必要保存的重要修改稿等应齐全、完整；电子公文的电子印章应齐全、完整，公文版式应符合 GB/T 33476 的要求。电子公文的正本、定稿、公文处理单应采用符合 DA/T 47 的 OFD、PDF 等版式文件格式；集中记录修改痕迹以及确有必要保存的重要修改稿可以采用 DOC 等流式文件格式。
5.2.2 照片类电子档案应为数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不应对数码照片的内容和 EXIF 信息进行修改和处理，应采用 JPEG 格式。
5.2.3 录音录像类电子档案应为摄录设备直接形成的具有保存价值的录音录像文件。录音类电子档案应采用 MP3 文件格式，重要或珍贵的录音类电子档案采用 WAVE 格式，音频采样率不低于 44.1KHz。录像类电子档案应是音频、视频封装为一体的音视频文件，应采用 AVI 格式，比特率不低于 8Mbps。
5.2.4 其他门类电子档案的移交类型和要求按照国家有关规定执行。
5.3 档案数字化副本格式要求 纸质档案数字化副本应存储为 JPEG 格式，采用单页形式存储，征得档案馆同意后，也可存储为 OFD、PDF 等版式文件；录音档案数字化副本应存储为 WAVE 格式；录像档案数字化副本应存储为 AVI 格式。
5.4 元数据构成及要求
3 5.4.1 文书类元数据分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据。其中文件实体元数据为必选域，详见附录 A 表 1 至表 3，其余为可选域。文书类元数据的收集参照 DA/T 46 执行。
5.4.2 照片类、录音录像类元数据分为档案实体元数据、业务实体元数据、机构人员实体元数据、授权实体元数据。其中档案实体元数据为必选域，详见附录 A 表 4 至表 8，其余为可选域。照片类、录音录像类元数据的收集分别参照 DA/T 54、DA/T 63 执行。
5.5 移交方式 5.5.1 在线移交方式 档案移交单位需接入自治区同级政务外网，通过调用同级档案馆部署在政务外网的在线移交接口进行电子档案和档案数字化副本移交，移交 XML 报文详见附录 C。
5.5.2 离线移交方式 待移交档案应采用一次写光盘作为移交存储介质，有关技术指标应符合DA/T 38的要求，不同门类的档案不得存储于同一张光盘。移交光盘应配有光盘盒，盒纸和盘面的标识应符合DA/T 52。盘面填写时应使用符合档案保护要求的书写材料，禁止使用粘贴标签。移交介质的数据存储结构见附录 B。光盘应与电子档案和档案数字化副本一同移交。
征得档案馆同意后，可采用质量可靠、容量适合的移动硬盘进行移交。移动硬盘标识参照 DA/T 52。
5.6 质量检验要求 移交单位在移交前，应当对电子档案、档案数字化副本及相关元数据进行真实性、完整性、可用性和安全性等方面的检验，合格后方可移交，不合格的由移交单位进行整改。
检验要求如下：
a) 检验档案门类，确认其符合档案进馆范围。
b) 检验档案内容，在线移交时确认移交档案不涉及国家秘密。
c) 检验真实性和完整性。确认来源可靠、未被篡改，内容和结构完整。检验元数据和机读目录，确认著录项齐全，著录内容完整、准确、规范；电子档案、档案数字化副本与相关元数据关联准确，档案数字化副本与传统载体档案关联准确。
d) 检验安全性和可用性。确认其无病毒；其文件、载体和背景信息未被破坏；确认可被存取、检索、显现和理解，可供合法的下载、浏览、打印、复制等形式的利用。
e) 检验原文。确认文件格式、存储结构、文件命名符合要求；数字化加工成果质量符合要求。
f) 合格率应达到 100%。合格率=合格的件数/总件数×100%。
g) 离线移交时检验存储介质。按照 DA/T 38、DA/T 52 对存储介质进行规范性检验。存储介质检验合格率应达到 100%。
6 接收要求 6.1 接收流程 接收流程为：清点数量、检验档案数据，办理交接手续，著录保存交接信息等。
6.2 清点 在线移交时，档案馆应清点移交档案数量，统计数据量并与移交单位确认；离线移交时，档案馆和移交单位应当面清点介质数量和移交档案数量。如发现问题，由移交单位进行整改。
6.3 检验 6.3.1 按照本文件第 5.6 项进行检验。
6.3.2 档案馆应按件进行人工抽检，抽检档案不低于移交档案的 5%。
文件存储格式和文件命名合格率应达到 100%。
电子档案、档案数字化副本与元数据（机读目录）关联关系合格率，数字化加工成果与
4 传统载体档案关联关系合格率均应达到 100%。
其他项目合格率应达到 95%以上（含 95%)。
合格率=抽检合格的数量/抽检总数×100%。
合格率未达到要求的，由移交单位进行整改。
6.4 办理交接手续 质量检验合格后，档案馆与移交单位应填写《移交接收登记表》（附录 D），由双方签字盖章。
6.5 著录保存交接信息 档案馆应将电子档案和档案数字化副本移交接收信息补充至相关元数据中。
5 附录 A (规范性) 元数据（机读目录）结构
A.1 文书案卷元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的控制层次，分为“案卷”和“文件”。
2 全宗名称 字符型 200 必填 QZMC 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人的名称 3 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆分配给全宗的代码 4 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式赋予档案的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 5 目录号 字符型 3 必填 MLH 全宗内案卷所属目录的代码 6 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 WS 7 年度 数值型 4 必填 ND 档案形成年度 8 保管期限 字符型 4 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 9 机构（问题）
字符型 10 非必填 JGWT 对实体分类整理时按部门或问题分类的结果 10 案卷号 字符型 4 必填 AJH 编制的案卷顺序号 11 题名 字符型 1000 必填 TM 案卷标题，应体现案卷责任者、内容、文种三要素等 12 主题词 字符型 500 非必填 ZDCD 用以表达主题的规范化的词或词组，系统自动生成 13 起止日期 日期型 17 必填 QZRQ 卷内目录中文件最早日期至最晚日期 ，中间用“-”链接。示例：19800101-19810101 14 密级 字符型 4 必填 MJ 标注卷内最高密级,如绝密、机密、秘密、内部、无 15 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说
6 明 16 件数 数值型 4 必填 JS 记录案卷内文件数量 17 页数 数值型 4 必填 YS 记录案卷内文件页数 18 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为“原控”状态，表示未经过鉴定，控制使用；鉴定过后，根据鉴定结果分为开放和控制两种状态。
19 附注 字符型 300 非必填 FZ 需要解释和补充说明的事项
A.2 文书卷内文件元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的控制层次，默认“件” 2 全宗名称 字符型 200 必填 QZMC 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人的名称 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式赋予档案的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆分配给全宗的代码 5 目录号 字符型 3 必填 MLH 全宗内案卷所属目录的代码 6 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 WS 7 年度 数值型 4 必填 ND 年度为档案形成年度。
8 保管期限 字符型 4 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 9 机构（问题）
字符型 10 非必填 JGWT 对实体分类整理时按部门或问题分类的结果 10 案卷号 字符型 4 必填 AJH 文件所属案卷的案卷顺序号 11 顺序号 字符型 3 必填 SXH 以卷内文件排列先后顺次填写的序号。
12 题名 字符型 1000 必填 TM 文件标题，应体现案卷责任者、内容、文种三要素等 13 主题词 字符型 500 非必填 ZDCD 用以表达主题的规范化的词或词组，系统自
7 动生成 14 文号 字符型 40 非必填 WH 文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号 15 责任者 字符型 300 必填 ZRZ 对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。
16 成文日期 日期型 8 必填 CWRQ 文件形成的日期 17 文种 字符型 50 非必填 WZ 按性质和用途确定的文件种类的名称，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、指示、决议、公报、条例、规定 18 紧急程度 字符型 4 非必填 JJCD 公文送达和办理时间要求的急缓等级。如特提、特急、加急、平急、急件、无 19 主送 字符型 300 非必填 ZS 文件的主要受理者。
20 抄送 字符型 300 非必填 CS 除主送者以外需要执行或知晓文件的其他受文者。
21 密级 字符型 4 必填 MJ 标注文件密级,如绝密、机密、秘密、内部、无 22 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 23 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 24 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 25 页号 字符型 4 非必填 YH 记录文件的起始页号 26 页数 数值型 4 必填 YS 记录文件的页数 27 语种 字符型 40 非必填 YZ 当文件为中文时不用著录，当文件为英文或其他文字时，据实著录。
28 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为“原控”状态，表示未经过鉴定，控制使用；鉴定过后，根据鉴定结果分为开放和控制两种状态。
8 29 附注 字符型 300 非必填 FZ 需要解释和补充说明的事项
A.3 文书归档文件元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的控制层次，默认“件” 2 全宗名称 字符型 200 必填 QZMC 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人的名称 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式赋予档案的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆分配给全宗的代码 5 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 WS 6 年度 数值型 4 必填 ND 年度为档案形成年度。
7 保管期限 字符型 8 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 8 机构（问题）
字符型 3 非必填 JGWT 对实体分类整理时按部门或问题分类的结果，采用 3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识 9 件号 字符型 4 必填 JH 编制的文件排列顺序号 10 题名 字符型 1000 必填 TM 文件标题，应体现案卷责任者、内容、文种三要素等 11 主题词 字符型 500 非必填 ZDCD 用以表达主题的规范化的词或词组，系统自动生成 12 文号 字符型 40 非必填 WH 文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。
13 责任者 字符型 300 必填 ZRZ 对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。
14 成文日期 日期型 8 必填 CWRQ 文件形成的日期 15 文种 字符型 50 非必填 WZ 按性质和用途确定的
9 文件种类的名称，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、指示、决议、公报、条例、规定 16 紧急程度 字符型 4 非必填 JJCD 公文送达和办理时间要求的急缓等级。如特提、特急、加急、平急、急件、无 17 主送 字符型 300 非必填 ZS 文件的主要受理者。
18 抄送 字符型 300 非必填 CS 除主送者以外需要执行或知晓文件的其他受文者。
19 密级 字符型 4 必填 MJ 标注文件密级,如绝密、机密、秘密、内部、无 20 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 21 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 22 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 23 文件组合类型 字符型 8 必填 WJZHLX 文件级聚合层次上文档聚合状况的分类 。如单件、组合文件 24 页数 数值型 4 必填 YS 记录文件的页数 25 语种 字符型 40 非必填 YZ 当文件为中文时不用著录，当文件为英文或其他文字时，据实著录。
26 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为“原控”状态，表示未经过鉴定，控制使用；鉴定过后，根据鉴定结果分为开放和控制两种状态。
27 附注 字符型 300 非必填 FZ 需要解释和补充说明的事项
A.4 照片案卷元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的控制层次，默认“册” 2 全宗名称 字符型 200 必填 LDDWMC 构成档案全宗的国家
10 机构、社会组织或个人的名称 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式赋予档案的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆分配给全宗的代码 5 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 ZP 6 年度 数值型 4 必填 ND 档案形成年度。
7 保管期限 字符型 8 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 8 案卷号 字符型 4 非必填 AJH 编制的案卷顺序号，也称册号 9 题名 字符型 1000 必填 TM 案卷标题，应体现册的责任者、内容、文种三要素等 10 密级 字符型 4 必填 MJ 标注册内最高密级,如绝密、机密、秘密、内部、无 11 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 12 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 13 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 14 张数 数值型 4 非必填 ZS 记录册内照片数量 15 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为“原控”状态，表示未经过鉴定，控制使用；鉴定过后，根据鉴定结果分为开放和控制两种状态。
16 附注 字符型 300 非必填 BZ 需要解释和补充说明的事项 注：没装册单张照片视为 1 册编号。
A.5 照片卷内文件元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的控制层次，默认“件” 2 全宗名称 字符型 200 必填 LDDWMC 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人的名称
11 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式赋予档案的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆分配给全宗的代码 5 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 ZP 6 年度 数值型 4 必填 ND 档案形成年度。
7 保管期限 字符型 8 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 8 案卷号 字符型 4 非必填 AJH 编制的案卷顺序号 9 卷内顺序号 字符型 3 必填 JNSXH 以卷内照片排列先后顺次填写的序号，也称张号。
10 照片标题 字符型 1000 必填 ZPBT 照片标题，应体现照片的责任者、内容、文种三要素等 11 题名 字符型 1000 非必填 TM 组标题，应体现册的责任者、内容、文种三要素等 12 摄影者 字符型 100 非必填 SYZ 照片的拍摄者 13 摄影时间 日期型 8 非必填 SYSJ 照片的拍摄时间 14 摄影地点 字符型 200 非必填 SYDD 照片的拍摄地点 15 密级 字符型 4 必填 MJ 标注照片密级,如绝密、机密、秘密、内部、无 16 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 17 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 18 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 19 底片号 字符型 24 非必填 DPH 记录对应照片的底片编号 20 参见号 字符型 100 非必填 CJH 相同主题的不同记录形式和载体的各门类档案档号的组合 21 活动类型 字符型 20 非必填 HDLX 记录拍摄照片的活动的类型。如具体日程、政务活动、政务子活动 22 活动内容 字符型 500 非必填 HDNR 记录拍摄照片活动的描述 23 核心人物 字符型 100 非必填 HXRW 记录拍摄照片中的核
12 心人物姓名 24 主要人物 字符型 100 非必填 ZYRW 记录拍摄照片中的主要人物姓名 25 随同人员 字符型 300 非必填 STRY 记录拍摄照片中的随同人员姓名 26 其他人员 字符型 300 非必填 QTRY 记录拍摄照片中的除了核心人物、主要人物、随同人员外其他人员姓名 27 版权信息 字符型 300 非必填 BQXX 照片版权归属的描述信息 28 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为“原控”状态，表示未经过鉴定，控制使用；鉴定过后，根据鉴定结果分为开放和控制两种状态。
29 附注 字符型 300 非必填 BZ 需要解释和补充说明的事项
A.6 数码照片元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的控制层次，默认“件” 2 全宗名称 字符型 200 必填 QZMC 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人的名称 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式赋予档案的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆分配给全宗的代码 5 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 ZP 6 年度 数值型 4 必填 ND 档案形成年度。
7 保管期限 字符型 8 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 8 照片张号 字符型 4 必填 ZH 为 4 位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。
9 照片组号 字符型
4 必填 ZPZH 为 4 位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从
13 “0001”开始顺序编号。
10 照片组题名 字符型 1000 必填 ZPZTM 照片组标题，应体现册的责任者、内容、文种三要素等 11 文字说明 字符型 1000 必填 WZSM 本张照片的说明：包括人物、时间、地点、事由。
12 摄影者 字符型 100 非必填 SYZ 照片的拍摄者 13 拍摄日期 日期型 8 非必填 PSRQ 照片的拍摄时间 14 文件格式 字符型 10 非必填 WJGS 照片格式，例如 jpeg jpg 等 15 拍摄地点 字符型 200 非必填 PSDD 照片的拍摄地点 16 密级 字符型 4 必填 MJ 标注照片密级,如绝密、机密、秘密、内部、无 17 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 18 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 19 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 20 参见号 字符型 100 非必填 CJH 相同主题的不同记录形式和载体的各门类档案档号的组合 21 活动类型 字符型 20 非必填 HDLX 记录拍摄照片的活动的类型。如具体日程、政务活动、政务子活动 22 活动内容 字符型 500 非必填 HDNR 记录拍摄照片活动的描述 23 核心人物 字符型 100 非必填 HXRW 记录拍摄照片中的核心人物姓名 24 主要人物 字符型 100 非必填 ZYRW 记录拍摄照片中的主要人物姓名 25 随同人员 字符型 300 非必填 STRY 记录拍摄照片中的随同人员姓名 26 其他人员 字符型 300 非必填 QTRY 记录拍摄照片中的除了核心人物、主要人物、随同人员外其他人员姓名 27 版权信息 字符型 300 非必填 BQXX 照片版权归属的描述信息 28 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为“原控”状态，表示未经过鉴定，控制使用；鉴定过后，根据
14 鉴定结果分为开放和控制两种状态。
29 附注 字符型 300 非必填 BZ 需要解释和补充说明的事项
A.7 录音文件元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的控制层次，默认“件” 2 全宗名称 字符型 200 必填 QZMC 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人的名称 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式赋予档案的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆分配给全宗的代码 5 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 ZP 6 年度 字符型 4 必填 ND 档案形成年度。
7 保管期限 字符型 8 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 8 盘号 字符型 4 非必填 PH 录音文件存储光(磁)盘的编号 9 件号 字符型 3 必填 JH 编制的录音文件顺序号 10 题名 字符型 1000 必填 TM 录音文件标题，应体现录音文件的责任者、内容、文种三要素等 11 责任者 字符型 300 必填 ZRZ 对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。
12 录音者 字符型 300 必填 LYZ 档案录制者及其工作单位。
13 业务活动描述 字符型 500 非必填 WZSM 记录录音活动的描述 14 工作活动名称 字符型 500 必填 GZHDMC 工作活动、重要会议、重大事件等的名称。(同一项工作活动形成的多件录音录像文件
15 著录内容相同) 15 录音日期 字符型 50 必填 LYSJ 记录录音的时间 16 工作活动描述 字符型 500 必填 GZHDMS 工作活动的主要内容,包括工作活动名称、起始日期、地点、主要人物、主要议程或过程、结果等.(同一项工作活动中形成的多件录音录像文件的著录内容相同). 17 密级 字符型 4 必填 MJ 标注录音密级,如绝密、机密、秘密、内部、无 18 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 19 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 20 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 21 参见号 字符型 30 非必填 CJH 相同主题的不同记录形式和载体的各门类档案档号的组合 22 载体类型 字符型 20 非必填 ZTLX 档案的原始记录载体类型，如黑胶唱片、镭射唱片、钢丝录音带、盒式录音带、硬磁盘等。
23 人物 字符型 300 非必填 RW 记录具有检索意义的人物姓名。
24 地点 字符型 300 非必填 DD 记录具有检索意义的地点。
25 时间长度 字符型 8 必填 SJCD 记录录音的时间长度 26 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 默认为“原控”状态，表示未经过鉴定，控制使用；鉴定过后，根据鉴定结果分为开放和控制两种状态。
27 附注 字符型 300 非必填 FZ 需要解释和补充说明的事项
A.8 录像文件元数据字段说明 序号 字段名称 字段类型 字段长度 是否必填 编码 字段说明 1 聚合层次 字符型 4 必填 JHCC 作为个体和特定群体的控制层次，默认“件” 2 全宗名称 字符型 200 必填 QZMC 构成档案全宗的国家
16 机构、社会组织或个人的名称 3 档号 字符型 24 必填 DH 以字符形式赋予档案的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 4 全宗号 字符型 4 必填 QZH 档案馆分配给全宗的代码 5 档案门类代码 字符型 2 必填 DAMLDM 档案门类代码，默认 ZP 6 年度 字符型 4 必填 ND 档案形成年度。
7 保管期限 字符型 8 必填 BGQX 档案划定的存留年限,如永久、长期、短期、30 年、10 年、其它 8 盘号 字符型 5 非必填 PH 录像文件存储光(磁)盘的编号 9 件号 字符型 3 必填 JH 编制的录像文件顺序号 10 题名 字符型 500 必填 TM 录像文件标题，应体现录像文件的责任者、内容、文种三要素等 11 责任者 字符型 300 必填 ZRZ 对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。
12 摄像者 字符型 300 必填 SXZ 档案拍摄者及其工作单位。
13 编辑者 字符型 300 非必填 BJZ 在尊重客观事实基础上对档案内容进行剪辑、非线性编辑的责任者及其工作单位。
14 工作活动名称 字符型 500 必填 GZHDMC 工作活动、重要会议、重 大 事 件 等 的 名称。.(同一项工作活动形成的多件录音录像文件著录内容相同) 15 工作活动描述 字符型 500 必填 GZHDMS 工作活动的主要内容,包括工作活动名称、起始日期、地点、主要人物、主要议程或过程、结果等.(同一项工作活动 中形成的多件录音录像文件的著录内容相
17 同). 16 摄像时间 字符型 50 必填 SXSJ 记录拍摄的时间 17 密级 字符型 4 必填 MJ 标注录像密级,如绝密、机密、秘密、内部、无 18 保密期限 字符型 10 非必填 BMQX 密级时效的规定和说明 19 解密标识 字符型 6 非必填 JMBS 标识是否已解密，如已解密、未解密 20 解密日期 日期型 8 非必填 JMRQ 标识解密的日期 21 参见号 字符型 30 非必填 CJH 相同主题的不同记录形式和载体的各门类档案档号的组合 22 载体类型 字符型 20 非必填 ZTLX 档案的原始记录载体类型，如盒式录像带、蓝光光盘、P2 卡、硬磁盘等。
23 人物 字符型 300 非必填 RW 记录具有检索意义的人物姓名。
24 地点 字符型 300 非必填 DD 记录具有检索意义的地点。
25 时间长度 字符型 8 必填 SJCD 记录录像的时间长度 26 开放状态 字符型 4 必填 KFZT 档案进馆后默认为“原控”状态，表示未经过鉴定，控制使用；鉴定过后，根据鉴定结果分为开放和控制两种状态。
27 附注 字符型 300 非必填 FZ 需要解释和补充说明的事项 注：上述表格中必填项需符合 DA/T 18 档案著录规则要求，机读目录字段设置要求同元数据。
18 附录 B （规范性）
电子档案和档案数字化副本存储结构要求
电子档案和档案数字化副本的存储应使用带有层级的结构，以件为单位存储，且层级文件夹名应与档号一一对应，并符合以下要求：
按案卷整理的档案，以档号结构建立并命名文件夹，档号结构是：“全宗号-目录号-案卷号-顺序号”。全宗号为 4 位，目录号为 3 位，案卷号为 4 位，顺序号为 3 位；子文件夹名称继承父文件夹名称，中间以“-”分隔。文件名称以“档号-子件号”命名，子件号为4 位。位数不足前面以“0”补齐。详见图 1。
图 1 以案卷整理的档案存储结构示意图
按文件整理的档案，以档号结构建立并命名文件夹，档号结构是：“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-机构（问题）代码-件号”。全宗号为 4 位；档案门类代码为 2位，年度为 4 位，中间以“·”分隔；保管期限代码为“Y、D30、D10、CQ、DQ”之一；机构（问题）代码为 3 位；件号为 4 位；子文件夹名称继承父文件夹名称，中间以“-”分隔。文件名称以“档号-子件号”命名，子件号为 4 位。位数不足前面以“0”补齐。详见图二。
19
图 2 以文件整理的档案存储结构示意图 保管期限代码中：“Y”代表“永久”，“D30”代表“定期 30 年”，“D10”代表“定期 10 年”，“CQ”代表“长期”，“DQ”代表“短期”。
20 附录 C （规范性）
XML 报文格式
C.1 以案卷为单位的 XML 报文示例 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <archive target="全宗名称/档案门类名称" > <object
type="案卷" validate="true" > <property name="全宗号" value="XXX"/> <property name="目录号" value="XXX"/> <property name="案卷号" value="XXX" /> <property name="题名" value="XXX"/>
……
<object
type="文件" validate="true" > <property name="全宗号" value="XXX"/> <property name="全宗名称" value="XXX"/> <property name="类别号" value="XXX"/> <property name="件号" value="XXX"/> <property name="保管期限" value="XXX"/> <property name="年度" value="XXX" /> <property name="文号" value="XXX"/>
…… <object
type="电子文件" validate="false" > <property value="电子文件路径" type="file"/>
<property name="稿本" value="XXX"/>
<property name="格式信息" value="XXX"/>
<property name="计算机文件名" value="XXX" />
<property name="计算机文件大小" value="XXX"/>
……
</object>
…… <object
type="业务过程" validate=" false " > <property name="业务状态" value="XXX"/>
<property name="业务人员" value="XXX"/>
<property name="业务行为" value="XXX" />
<property name="行为时间" value="XXX"/> <property name="行为依据" value="XXX"/> <property name="行为描述" value="XXX"/>
……
</object>
……
</object> </object>
</archive> C.2 以文件为单位的 XML 报文示例
21 <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <archive target="全宗名称/档案门类名称" >
<object
type="文件" validate="true" > <property name="全宗号" value="XXX"/> <property name="全宗名称" value="XXX"/> <property name="档案门类代码" value="XXX"/> <property name="件号" value="XXX"/> <property name="保管期限" value="XXX"/> <property name="年度" value="XXX" /> <property name="文号" value="XXX"/>
…… <object
type="电子文件" validate="true" > <property value="电子文件路径" type="file"/>
<property name="稿本" value="XXX"/>
<property name="格式信息" value="XXX"/>
<property name="计算机文件名" value="XXX" />
<property name="计算机文件大小" value="XXX"/>
……
</object>
…… <object
type="业务过程" validate=" false " > <property name="业务状态" value="XXX"/>
<property name="业务人员" value="XXX"/>
<property name="业务行为" value="XXX" />
<property name="行为时间" value="XXX"/> <property name="行为依据" value="XXX"/> <property name="行为描述" value="XXX"/>
……
</object>
……
</object>
</archive>
说明：
1. XML 报文具体构成信息项参见附录 A。
2. XML 报文节点属性详见表 C.1 。
表 C.1
XML 报文节点属性表 序号
节点
属性
说明
1 archive target 移交归档的目标路径，包括全宗名称、档案门类。如：内蒙古自治区文化厅/文书档案（以案卷为单位），内蒙古自治区文化厅/文书档案（以案卷为单位）。
2 object type 记录对应节点的类型名称。如“案卷”、“文件”、“业务过程”、“电子文件”等。
3 object validate 表示是否进行档案数据验证。根据校验条件进行数据验证，其中的检验条件包括数据是否唯一、数据格式是否正
22 确、数据最大值和最小值范围等。默认是“true”，设置“false”后不进行数据验证。
4 property name 字段名称，如“题名”、“档号”等。
5 property value （1）object 为非电子文件时，记录 property 节点 name属性对应值。
（2）object 为电子文件时，记录电子文件存放路径。
如“D:\0239 \0239-WS·2018 \0239-WS·2018-Y\0239-WS·2018-Y-BGS \0239-WS·2018-Y-BGS-0001\ 0239-WS·2018-Y-BGS-0001-0001.pdf”。
6 property type object 为电子文件时，使用此属性表明文档，值为“file”，。如 <object type=" 电子文件 "> <property value="D:\0239 \0239-WS·2018 \0239-WS·2018-Y\0239-WS·2018-Y-BGS \0239-WS·2018-Y-BGS-0001\ 0239-WS·2018-Y-BGS-0001-0001.pdf" type="file"/> </object>
23 附录 D （规范性）
移交接收登记表
表 D.1
移交接收登记表 交接工作名称
内容描述
移交电子档案和档案数字化副本数量
移交数据量
载体起止顺序号
移交载体类型、规格
检查内容 单位名称 移交单位：
接收单位：
准确性检验
完整性检验
可用性检验
安全性检验
载体外观检查
填表人（签名）
年
月
日 年
月
日 审核人（签名）
年
月
日 年
月
日 单位（印章）
年
月
日 年
月
日 填写说明：
1. 交接工作名称：按移交单位、全宗号、移交档案的年度、批次等内容描述本次交接工作。
2. 内容描述：交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项。
3. 移交电子档案和档案数字化副本数量：交接档案的文件总数和案卷总数。
4. 移交数据量：一般以 GB 为单位，精确到小数点后 3 位。
24 5. 载体起止顺序号：在线移交时，按载体内电子档案的存储结构组织数据，并标其顺序号。
6. 移交载体类型、规格：在线移交时，填写“在线”。
7. 准确性检验：检验移交档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性，可填写检验方法。
8. 完整性检验：移交的档案和档案数据的完整性检验 9. 可用性检验：检验电子档案的可读性等。
10. 安全性检验：对计算机病毒等进行检测。
11. 载体外观检查：检查载体标识、有无划痕、是否清洁等。
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