干部人事档案数字化和专项审核工作总结
干部人事档案数字化和专项审核工作总结
在县委、县政府的正确领导下，在县档案主管部门的大力支持下，我局认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案管理条例》，着力抓好档案管理的各项基础设施建设，使我局档案工作步入了科学化、规范化、制度化的管理轨道，各类档案的管理、利用取得了一定的成效，现将档案管理工作开展情况汇报如下：
一、领导重视，组织健全
我局档案管理工作经历了一个从无到有，从不完善到完善，从不规范到规范化管理的过程，逐步健全了档案管理体制。20**年 5 月档案升级以后，我局始终把档案工作放在重要位置来抓。一是加强对档案人员的政治业务培训，不断提高其自身素质，明确档案管理工作的目的意义，提高管理水平;二是机构改革以后人事变动，及时对专兼职档案员进行了调整。三是对档案鉴定小组进行了调整，负责日常档案管理，确保档案管理质量。
二、加强制度建设，建立约束机制
近年来，我局认真贯彻执行《安徽省档案管理条例》，但随着机构的变化，职能也日渐增强，现结合自身实际情况，重新制定了各股室的工作职责，加大了对档案调阅工作的管理，做到调阅档案由分管领导亲自审批。通过建立健全工作职责和档案管理制度，把我局档案管理工作推上规范化的管理轨道。通过对广大干部职工的宣传教育也大大增强了大家的档案意识和自觉遵守档案工作制度的自觉性。
三、加强硬件建设，创造必要的物质条件
为了档案的规范化管理，我局在原有基础上挤出部分资金，添置了 10 组档案柜，极大限度地改善了档案保管条件，为档案的管理、利用提供了良好的物质基矗
四、加强软件建设，实行了规范化管理
我局档案管理工作始终坚持高标准严要求，几年来，坚持不懈地做好以下几方面的工作：一是在档案部门的指导下，机关文书材料均按照新的归档要求进行整理。二是推行各股室业务档案资料由兼职档案员预先组卷，综合档案在接收时严格把关，认真逐卷审查，对不完善的待完善后再上交。到目前为止，我局综合档案室收集卷宗总数为11476卷，其中：综合档案928卷，会计档案178卷，土地管理专业档案10346卷，声像档案24卷，各类档案的立卷归档均符合规范化要求;三是认真落实八防措施，坚持测量并记录库房温湿度，添置防虫、防霉药剂，定期进行安全检查，发现问题及时处理;四是在正常管理的同时注重档案的开发利用，编制各类案卷目录等多种检索工具，编制了组织机构沿革、大事记、基础数据汇编等编研材料。严格按规章办理借阅手续，填写利用档案登记簿，建立了利用效果登记簿。
五、档案工作的努力方向
我局在档案管理工作中做了一些扎实有效的基础性工作，取得了一定的成绩，但与档案工作业务规范化要求还有不少差距。我们将进一步加强领导，提高档案人员素质，加强档案建设。为全面正确地做好土地管理工作，准确履行行政执法职能提供后勤保障。一是加大《中华人民共和国档案法》的宣传贯彻力度，提高全体工作人员的档案意识，明确档案工作的地位和作用，确保档案工作的顺利开展;二是抓好档案人员的政治业务培训工作，进一步提高他们的档案管理水平和实际工作能力，及时解决工作中存在的问题;三是继续做好每年的资料收集、整理、组
卷、建档、保管和开发利用工作，开创档案管理工作的新局面。
干部人事档案数字化和专项审核工作总结
档案整理工作已快尾声，现从几方面对自己工作进行总结：
一、近两个月来做了哪些工作
二、在整理过程中存在哪些问题，是如何解决的
三、分析问题产生的原因，探索人事档案工作将来如何开展
四、本次档案整理工作的意义
从 20**年 3 月 1 日来总部报到，至今已历时 50 天时间，期间在张志英同志的倾力协助、支持、关心下，我们把公司本部人员、漳电分公司、河津分公司、宁夏、华泽等单位副处以上人员的档案共计 72 本进行了审核、补充、整理归档。
同时，对其它单位的档案管理人员进行了培训、指导、具体帮带、辅助整理等工作。受培训人员达 10 多人，培训时间贯穿整个整理过程，随来随培训。
在整理过程中，每份档案都有不同程度的缺短材料，我们补充完善了 1200 多份材料，复印 800 多件原件，补做《干部任免审批表》400 多份，在作表时查找相关文件资料400多件，补盖公章1200多个。(审批表、复印件需加盖公章，张工亲自多次去北京或到原单位补盖，或找人顺带等等，千方百计做这些工作)。
在补充完善了归档材料后，通过准确分类、裁剪修补、认真书写分类号和页码，打印目录、整齐装订，使近80份档案完美上架。一份档案，不经过10次以上的反复是上不了架的，我们就利用周末或晚上加班，使工作时间有了保障。
在整理过程中发现存在共性的问题有以下 7 个方面：
1、年龄出现多个版本，随意更改;
2、姓名随意更改，多用同音字;
3、《干部履历表》多年不填写，填写了的缺照片，缺本人签字，缺机关盖章，
不规范;
4、在应审计的岗位上工作过的干部，没有审计报告或结论性的审计材料(普遍没有归档);
5、挂职人员、培训人员、出国人员所需的鉴定、成绩、审查表等普遍缺少归档;
6、受奖干部缺少登记表、审批表，只是提供了奖状复印件;
7、《干部任免审批表》缺的程度很严重，有的干部已是副处甚至以上，竟没有一张任免表，有的离开原来单位十多年了，职位多次变动，任免表还停留在原单位仅有的几张。
对以上存在的问题我们是怎么解决的?
①、对年龄的确认，我们依据档案里最早出现年龄的那份材料(一般是《入团志愿书》)，再参考本人身份证，如若相差不过 2 个月，就与其身份证保持一致，尽量不给其以后的生活造成麻烦。对于相差一年或两年的，严格依据最早的那份材料来确认。
②、对姓名中出现多音字的，请其出示“更改姓名证明”，或不曾更改的，只是自己随意写，就在档案目录前填写《档案中存在的问题》。
③、对于《干部履历表》短缺的，已无法重新组织填写的，只能成为遗憾。缺照片、本人签字的，我们尽量找本人索要相近时代的照片补贴上去，需补盖审查机关公章的，去原单位补盖。并指导规范填写新的履历表。
④、对参加过培训，受过奖励的人员索要培训证书、奖状等原件进行复印，并对复印件加盖人资部公章，填写复印人姓名。
⑤、对《干部任免审批表》的补做，我们在人资及党群部门配合下，查找当年的文件，依据其文号、时间、任免内容，并查找出本人的简历，重新制作相应的
任免表，并补盖相关部门的公章。
总上所述问题，分析存在的原因有以下几方面：
①、出生日期的前后不一致，有阴阳历、采用虚岁等不同习惯造成的，也有笔误，也有个人为满足入学、参军或参加工作所必须的年龄条件而有意所为。
②、姓名出现同音字，是历史原因造成的，在没有居民身份证的年代，人们对自己的名字随意换用与其同音的字，总之，没有确定名字的观念和意识。
③、对于《干部履历表》的缺失及不规范、审计报告、培训成绩、鉴定表、奖励人员登记表、出国人员审查表、干部任免审批表等等材料的缺失，我认为主要原因在于人事档案管理部门没有及时组织填写、收集归档所造成的。
为什么这么说呢?因为一般员工、干部不了解人事档案，没有归档的意识。那么及时收集归档是人事档案管理人员责无旁贷的工作。
然而目前的现状是，各单位人事档案都是兼职，没有时间精力来分管这块，而且这块的制度也不健全，以致造成不能对应归档的材料及时、完整归档，使人事档案杂乱无章地尘封在铁皮柜里，多年无人问津。
我们在整理档案的过程中，感到最费时、费力的就是补充、收集缺的材料，一旦材料齐全，那整理工作就是既快又轻松的。
针对存在这么多的问题及目前人事档案工作的现状，我有以下不成熟的想法及建议：
1、首先设岗，设专人负责人事档案管理工作，制定、完善档案的收集、归档、整理制度;
2、档案管理人员组织员工、干部开展讲座，提高大家的归档意，变被动为主动;
3、管理人员跟踪、收集，形成网络管理，比如在人资登记的参加培训人员，
参加资格、职称考试人员、出国人员、受奖励人员，档案人员要首先获取这些人员的名单，然后跟踪，一一收集归档，这样就不会有纰漏。(订制度：参加以上的人员必须及时上交相关资料，且与报销差旅挂钩等)。
如果档案管理部门能按制度及时收集应该归档的材料，而且广大员工、干部都具备了归档的知识及意识，那出现缺失的档案材料的几率就会大大降低，甚至不会出现这样的情况。
通过这次档案整理，以及对各分公司档案人员的培训，使公司本部及各分公司的档案整理工作全面展开，把以往尘封多年的档案进行了审核、补充、整理，使遗留的所有问题得到了全面解决，从中找到了存在的问题，总结经验教训，为以后人事档案工作步入正轨，打下坚实基础!
局人力资源部：
为深入贯彻落实中央从严管理干部精神，进一步从严管理公司干部人事档案，根据局人力资源部《关于加快干部档案数字化工作进程的紧急通知》(中铁四人电[2018]408 号)文件精神，开发投资分公司结合公司干部人事档案管理工作实际，迅速行动、突出重点，认真做好此项工作，确保干部人事档案真实、准确、完整、规范，维护干部人事档案工作的严肃性，充分发挥干部人事档案在干部工作中的重要基础工作。现将此次干部人事档案数字化和专项审核工作总结如下：
一、迅速成立干部人事档案专项审核及数字化工作领导小组
干部人事档案管理工作是做好干部工作的基本条件之一，干部人事档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为切实做好干部人事档案专项审核和数字化工作，公司于5月3日组织召开专题会议，会上明确了此次干部人事档案专项审核和数字化工作的领导小组，并迅速下发了文件，明确了领导小组的工作职责。公司综合管理部坚持一切从实际出发，明确
分级管理责任，安排专人负责此项工作，并定期汇报工作进展情况，切实解决工作中遇到的实际问题。干部人事档案数字化工作领导小组成员充分认识到此次档案数字化工作的重要性，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，确保干部人事档案数字化工作顺利和深入的开展。
二、及时购买数字化设备，确保此项工作顺利推进
公司负责此次干部档案数字化工作的人员认真参加了局组织的专项培训。此次培训，对干部人事档案管理的新要求、新标准进行了详细阐述，重点就干部人事档案数字化扫描操作进行了演示和说明。为确保该项工作顺利推进，公司按照局人力资源部要求，及时购买了专用扫描设备，配置了专用电脑等硬件设施，并熟练掌握了扫描仪的操作技巧，确保干部档案数字化工作高起点启动、高效率推进、高质量完成。
三、干部人事档案数字化工作基本情况
公司现有职工***人，其中 2 人为工人身份。此次干部档案数字化工作共审核干部人事档案 26 份(其中 6 名公司领导的档案于 2018 年 6 月在局机关统一审核完成)。
四、干部人事档案专项审核时间安排及方法步骤
1.按照档案数字化新要求重新整理干部人事档案
公司综合管理部以此次干部人事档案数字化工作为契机，及时将档案目录、干部职务变动登记表、工资变动登记表以电子目录的形式进行保存并打印存入人事档案，更清楚直观地反映个人信息，规范档案管理工作。同时，按照干部人事档案数字化的新要求对档案进行重新分类、归档，重点将档案的 4 类、9 类分小项归档，确保分类准确，符合此次档案数字化的总体要求。
2.审核登记
根据此次档案数字化工作的内容和要求，公司综合管理部迅速采取多种形式，加大工作力度，按照干部任免审批表(干部履历表)上的信息，由档案初审人员对公司干部的“三龄二历一身份”等信息进行重新审核。
3.资料补充
干部档案数字化专项审核初审结束后，公司综合管理部对干部档案中缺失的资料进行统一汇总，将所缺材料逐项进行登记、补充，对收集归档的材料认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、手续完善。对确需存入档案但档案中没有相应资料的提供证明材料并存入档案第 5 类。
4.组织认定
根据此次干部人事档案数字化工作开展情况，交公司全体干部员工对本人的《干部任免审批表》、《干部人事档案专项审核认定表》进行确认并交由本人签字，加盖公司综合管理部公章后将《干部任免审批表》存入干部人事档案第 5 类中，以备检查。
5.处理问题、完善档案
调查核实后，对此次审核过程中发现的问题，进行妥善处理，将审核过程中补充收集的资料、个人说明材料、组织认定和处理材料及时归档，确保档案完善。
6.干部档案数字化
公司安排专人对审核、归档完的干部档案进行数字化扫描，按照目录录入、逐一扫描、逐一修图、存储备份、后期处理、上传前检测、修改完善、最终上传等步骤，确保档案内的每一页资料均符合专审要求。为确保档案准确、完整、可用，每一册档案扫描完成后还安排专人进行检查复核，确保上传系统的档案顺利通过检测，对检测不通过的档案逐项进行反查，并及时进行整改，确保上传的每一份资料均准确无误。
五、存在问题和今后工作打算
局人力资源部于2019年4月23日至公司就干部人事档案专项审核工作进行了抽查，检查中发现仍存在专审表填写不规范、工资及职务变动登记表登记不准确等问题，公司就局人力资源部审核发现的问题，及时进行修改调整，并重新扫描上传档案数字化系统，确保每位干部的档案准确无误。
此次干部人事档案数字化工作，使得我们的干部人事档案管理得到了规范，也取得了一些成效，为后续干部档案管理规范化提供了依据。在今后的工作中我们将结合股份公司、局档案管理工作要求，强化人事档案日常管理，积极建立干部人事档案工作长效机制，加快信息化进程，提升公司的干部人事档案管理水平。