档案归档范围与保管期限表
档案 归档范围 与 保管期限表
学
院
办
公
室
二
〇
一
七
年
三
月
目
录
党群类（DQ）……………………………………………………1 行政类（XZ）……………………………………………………6
教学类（JX）……………………………………………………11
科研类（KY）……………………………………………………14
财会类（CK）……………………………………………………16
基建类（JJ）……………………………………………………18
设备类（SB）……………………………………………………
21
出版类（CB）……………………………………………………
22
外事类（WS）……………………………………………………
23
声像类（SX）………………………………………………………24
党群类（ DQ ）
分类号（类目）：1 DQ11 党务综合
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
学院
办公室
1 上级党组织针对本院有关党的建设思想政治工作的文件 √
2 上级党组织有关党的建设的文件材料
√
3 学院党代会文件材料：
（1）大会计划、议程、主持词、通知、工作报告、总结、领导讲话、照片、录音、录像、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复
√
（2）重要的贺信、贺电，会议情况、反应情况、小组会议记录等
√
（3）讨论未通过的文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样
√ 4 院党委会、党政联席会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件 √
5 党委年度工作计划、总结 √
6 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 √
7 以党委名义召开的工作会议材料
√
8 院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料 √
9 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 √
10 党委工作简报
√
11 党委大事记、党务骨干、工作人员等外出培训学习相关材料及音像资料、证书复印件等 √
12 党群系统启用停用印章的文件和印模 √
13 党委重要会议资料、党委中心组学习材料（光盘）、书籍、党群系统重要统计材料（光盘）
√
14 党委关于保密、秘书工作的有关文件
√
15 重要的群众来信来访及处理材料
√
16 表彰和奖励先进党组织、优秀共产党员、党务工作者的文件材料 √
17 党委组织机构人员变动的报告、决定、批复、通知 √
18 党委书记、副书记离任移交的有关文件材料
√
19 党委年度文件简报汇编（光盘）
√
20 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
21 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √
分类号（类目）：1 DQ11 党务综合
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
机关党总支、
直属党支部
22 机关党总支、直属党支部报院党委的工作计划、总结
√
23 规章制度、会议记录、文件和统计报表
√
24 经验介绍、调查材料、重要报告
√
25 重要会议、活动材料、照片、音像资料等
√
26 其他有保存价值的材料、照片、录像等
各系党总支
27 各系党总支报学院党委的工作计划、总结
√
28 规章制度、会议记录、文件和统计表
√
29 重要会议、活动材料、照片、音像资料等
√
30 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √
分类号（类目）：2 DQ12 纪检监察
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
纪委办公室
1 上级关于纪委、监察部门下发的要求贯彻执行的文件
√
2 上级纪委、监察部门针对本院纪检、监察的文件 √
3 学院纪委、监察工作规章制度、文件
√
4 学院纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 √
5 纪委会议记录、纪要、简报 √
6 立案查处案件有结果并受到警告（不含）以上处分的材料 √
7 立案查处案件有结果并受到警告处分和取消处分的材料
√
8 群众来信来访及处理意见
√ 9 预防犯罪的文件材料和规章制度 √
10 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
11 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √
分类号（类目）：3 DQ13 组
织
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
学院
办公室
1 上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报和本院关于组织工作的文件
√
2 本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 √
3 落实政策的有关材料
√
4 各党总支、支部改选报告、审批材料、委员名单 √
5 各党总支、支部委员花名册 √
6 发展新党员花名册、预备党员转正的花名册、党员花名册（教工党员和学生党员）
√
7 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 √
8 干部任免材料（报告、考核、公示、正式任命文件、会议纪要）
√
9 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
10 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √
分类号（类目）：
DQ14 宣传教育
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
学院
办公室
1 上级和本院关于宣传工作的文件
√
2 本院宣传工作计划、决定、报告、通知、总结 √
3 教职工政治思想工作动态及调查材料
√
4 理论学习的决定、通知、计划、总结
√
5 宣传统战科主办刊物合订本 √
6 学院各类活动照片（图片）、文字说明、摄像资料 √
7 省部级（含）以上领导来院视察、调研等材料 √
8 国内外著名专家来院访问活动照片、讲话稿、会议材料 √
9 反映本院重大活动的简报及图表 √
10 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
11 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √
分类号（类目）：5 DQ15 统
战
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
学院
办公室
1 上级和本院关于统战工作文件
√
2 本院统战工作计划、总结、报告、会议记录、活动照片 √
3 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 √
4 本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料 √
5 台、港、澳和侨务、少数民族工作材料
√
6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 √
7 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
8 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √
分类号（类目）：6 DQ16 工
会
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
学院
办公室
1 上级关于学院工会工作的文件 √
2 学院工会委员会名单及变更请示及批复、会议记录、纪要和学院工会文件
√
3 工会工作计划、决定、报告、统计、通知和总结 √
4 学院工会各项规章制度
√
5 教职代会有关文件（会议议程、主持词、通知、名单、报告决议、选举结果、领导讲话、大会发言、代表证样本等材料）
√
6 表彰工会先进集体个人的材料、名单 √
7 处分会员和撤销处分的有关材料 √
8 基层工会干部名册、会员名册 √
9 妇女工作材料、家属工作材料 √
10 学院工会组织参加的校内外各类活动的照片、录音、录像、参会名单、发言稿等材料
√
11 教职工福利相关制度和文件材料
√
12 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
13 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √
分类号（类目）：
DQ17
归档
部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
学生
工 作 部）
（团委）
1 上级与本院关于学生工作的文件材料
√
2 奖助学金的工作材料（国家奖学金、国家助学金、综合奖学金的请示、报告、批复、学生名单、金额发放表等）
√
3 学生贷款的工作材料（通知、回执单等）
√
4 勤工助学的工作材料（请示、报告、批复、学生名单、金额发放表、汇总表等）
√
5 经济困难学生的资助工作材料（通知、学生名单、情况调查表、申请表、贫困证明等）
√ 6 国防生的教育管理工作材料（照片、简报等）
√
7 学生的安全教育以及意外事故、应急事件的处理工作文件材料（制度、照片、报告及批复）
√
8 大学生心里健康工作材料
√ 9 学生奖励材料（优秀三好学生、先进班级体申报表、申报材料等）及学生处分相关材料
√
10 学生军训、学院大型庆典活动相关文件材料（方案、照片、领导讲话稿、录像、录音、节目单等）
√
11 本部门举办的重大学生活动、校园文化相关材料
√
12 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证等实物档案 √
13 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √
分类号（类目）：
DQ17 7
团
委
归档
部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
学生工
作部
）
（团委）
1 上级和本院关于团委的工作文件
√
2 本院团代会（会议议程、主持词、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言、文件、录音录像、照片、代表证样本）
√
3 本院学代会（会议议程、主持词、通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话稿、大会发言、文件、录音录像、照片、代表证样本）
√
4 团委工作计划、报告、总结、规章制度 √
5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 √
6 表彰和奖励先进团支部优秀团员的材料 √
7 处分团员的材料及取消处分、恢复团籍文件材料
√
8 批准入团、离团材料及花名册、团干部花名册、团员花名册
√
9 团委组织的各项重要活动记录、材料、照片
√
10 团委常委会、团总支书记会议记录、简报
√
11 本部门举办的重大学生活动、校园文化相关材料
√
12 上级有关学生思想政治工作的文件
√
13 本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例
√
14 本院有关学生思想政治工作的计划、报告总结
√
15 学生思想政治工作典型调查材料和统计
√
16 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证等实物档案 √
17 其它有保存价值的材料、照片、录像等 √
行政类（ XZ ）
分 类号（类目）：1 XZ11 行政综合
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
学院
办公室
1
上级有关高校行政管理的综合性文件材料
√
2
全院性的规章制度 √
3
学院年度工作计划、报告、总结 √
4
董事会、党政联席会、院务会议记录、纪要 √
5
全院性的工作会议、座谈会文件
√
6
院领导在会上的重要讲话和参加重要会议发言稿
√
7
本院教育事业规划、计划及上级批复 √
8
学院规范化建设评估工作材料 √
9
本院向上级的请示及批复 √
10
本院向各单位的请示及学院的批复（分类立卷）
√
11
有关全院性工作的调查材料和经验总结 √
12
学年报表及综合统计 √
13
启用停用印章的文件及印模 √
14
学院简报、信息、动态等 √
15
学院简介、教育年鉴、制度汇编、值班电话记录本、电话记录本 √
16
学院领导离任移交的有关学院工作文件材料
√
17
普选工作材料
√ 18
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
19
其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
鱼池口校区综合管理办公室
1 上级有关部门来文
√
2 本部门会议记录、纪要、文件、合同协议等
√
3 本部门工作计划、总结、报告
√
4 本部门开展各种教育教学活动的文件、照片、光盘材料
√
5 使用临时工有关材料 √
6 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
7 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
XZ12
人
事
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
人力
资源部
（教师发展中心）
1
上级有关人事工作的文件
√
2
本院人事工作规章制度
√
3
本院人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录
√
4
关于本院机构、编制规划、计划报告及上级批复 √
5
关于院内机构与岗位设置、变动的文件材料 √
6
本院干部任免文件、名册（包括试任、考核、公示）等材料 √
7
教师节等重大活动表彰会议议程、主持词、领导讲话稿、教师代表发言稿、照片等音像资料
8
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 √
9
师资培养、管理工作计划、规定、总结 √
10
教师进修计划、安排、总结
√
11
教职工业务考核材料
√
12
教职工花名册（分部门统计）
√
13
教职工评定、聘任专业技术职务材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）
√
14
教职工工资调整材料、名册 √
15
教职工业务考核、试用期转正材料 √
16
教职工院内调动材料 √
17
教职工录用的有关材料 √
18
教职工退职、退休、死亡、离职和出国的有关材料
√
19
教职工退休有关部门的材料；退休后重新工作的材料
√
20
教职工动态月报
√
21
群众来信来访材料
√
22
受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
23
其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
XZ13 3
审
计
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
学院
办公室
1 上级针对本院审计工作的文件 √
2 本院审计规章制度、管理办法
√
3 本院审计工作计划、总结
√
4 本院审计工作统计年报及重要报表、文件 √
5 学院审计工作会议记录
√
6 审计项目文件材料（包括立项性文件材料、证明性文件材料、结论性
√
7 具有重大影响案件的审计材料 √
8 有关审计工作的请示、报告及批复 √
9 与审计相关的群众来信来访记录
√
10 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
11 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
XZ14
保
卫
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
保卫处
1 上级有关本院保卫工作的文件 √
2 本院保卫工作规章制度 √
3 本院保卫工作计划、总结、报告、统计报表 √
4 本院师生员工案件的调查、处理结论材料及上级的批复文件 √
5 新生户口迁入审批名册、毕业生户口迁出名册 √
6 重点部位的保卫、消防工作、消防演练、安全讲座照片
√
7 保卫工作简报、照片、文件
√
8 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表
√
9 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
10 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
XZ15
后勤处
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
后勤处
1 上级、本院有关后勤管理工作（包括总务管理、修缮工程、基础设施管网）的规定、指示、通知、办法等文件材料
√
2 本院后勤管理过程中形成的协议、合同
√
3 上级、本院有关住宅、学生公寓管理工作的文件材料
√
4 上级、本院有关校园绿化、通知等文件
√ 5 医务方面规章制度、工作计划、总结，义务献血有关材料
√
6 全院范围内供水、供电、下水道等基础设施改造形成的文件材料 √
7 后勤处年度工作计划、请示、报告、批复、总结、规章制度、调研材料、统计材料
√
8 本院公用房屋、水电设施的管理、维修方面的工作计划、报告、批复、总结、规定及统计材料
√
9 校园基础设施维修改造前后全景图、照片等 √
10 学生餐饮、住宿管理的工作计划、报告、批复、总结、通知、规定、统计材料
√
11 使用临时工有关材料
√
10 反映本院重大后勤服务活动的各级报刊文章、照片、录音、录像、简报
√
12 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
13 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
XZ16 国有资产管理
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
资产处
1 资产管理工作计划、总结、会议记录、请示、报告及批复
√
2 土地、房屋管理、调配使用、转移等的规定
√
3 上级、本院机关有关校舍、住宅房屋管理的文件
√
4 房改工作有关材料
√
5 公房管理、住宅管理规定和有关部门材料
√
6 教职工宿舍住宿申请、审批、登记等相关材料
√
7 国有资产管理的相关规章制度和文件
√
8 本院教职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 √
9 房产证、土地使用证 √
10 资产报损、报废的报批手续
√
11 采购招标项目有关材料，协议、合同 √
12 学院国有资产报表
√
13 校园基础设施维修改造前后全景图、照片等 √
14 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
15 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
XZ17
图
书
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
图书馆
1 上级有关本院图书工作的文件
√
2 图书馆工作计划、总结 √
3 图书馆藏书目录
√
4 图书馆规章制度、管理办法、岗位职责、文件、会议记录
√
5 图书馆指南、发展规划、藏品目录统计及统计年报 √
6 图书采购文件材料
√
7 举办或参加重大活动活动议程、主持词、领导讲话稿、照片等音像资料
√
8 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
9 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
XZ17 7
档
案
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
学院
办公室
1 上级有关本院档案工作的文件
√
2 档案管理工作计划、总结 √
3 档案管理各项规章制度
√
4 档案管理工作指南、全宗介绍、统计年报、年度大事记、历史沿革 √
5 重大活动照片、录像、光盘及说明材料
√
6 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
分类号（类目）：
XZ18 8
网络信息
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
教务处
1 本院关于网络信息化建设（包括总体规划、目标）的规定、指示、通知、办法等文件材料 √
2 网络信息化建设相关材料 √
3 重要业务规章制度，文件和会议记录、工作计划、总结等
√
4 重要设备材料
√
5 重大工程立项、实施、进度控制、竣工材料 √
6 校园网建设形成的管网线布局材料 √
7 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
8 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
教学类（ JX ）
分类号（ 类目）：
JX11
综
合
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
教务处
1 上级、本院下达的有关教学工作的文件材料
√
2 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 √
3 学院规划、实施计划、有关教学的规章制度、部门会议记录、调研报告、简报、总结、教务处工作计划、总结 √
4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料
√
5 非学历教育的培训班材料、进修班材料
√
6 在校学生名册
√
7 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
√
8 学生奖励、处分材料、学生出国留学申请材料
√
9 学生毕业证、结业证的发放文件及名册（有样本应移交样本）
√
10 各项统计报表 √
11 开学典礼、毕业典礼等重大活动相关材料（请示、通知、领导讲话稿、照片、音像等）
√
12 受省部级（含）以上表彰、奖励的文件材料及奖匾、奖旗、奖章、奖证、印章等实物档案 √
13 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
JX12
学科与实验室 建设
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
教务处
1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料
√
2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 √
3 重点学科、专业、实验室建设材料 √
4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料
√
5 学科、专业、实验室建设统计报表 √
6 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
JX13 学籍管理
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
教务处
1 学生成绩总册 √
2 毕业生信息表、成绩档案表 √
3 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
JX14 课堂教学与教学实践
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
教务处
1 各专业教学计划、教学大纲 √
2 课程建设要求安排、校历表、课表
√
3 各系（部）专业课程试题库
√
4 典型教案、重要备课记录、优秀多媒体课件（光盘）
√
5 省级精品课程、特色专业建设相关材料（请示、报告、批复等文件）
√
6 教学实习计划、总结及有关材料
√ 7 教师工作量的规定及执行材料
√
8 教研室正副主任名册 √
9 与有关单位签订的合同、协议等材料 √
10 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
JX15
学
位
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
教务处
1 上级有关学位工作文件材料
√
2 本院学位评定条例、办法及计划、总结
√
3 学位委员会会议记录、决定
√
4 学位委员会成员名单和成员变更的报告、请示及批复
√
5 学位委员会授予学位清册 √
6 学位申请、批复材料 √
7 本科生优秀学士学位论文集
√
8 个人科研成果（教师个人发表论文、专著等，须移交出版刊物原件）
√
9 学生学位证发放名册
√
10 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
JX16 教
材
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
教务处
1 自主、自编教材
√
2 各系、各专业使用教材目录
√
3 自编、主编教材指导书、实习指导书和习题集
√
4 其它有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
JX14 课堂教学与教学实践
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
1 上级下达的有关文件材料 √
2 本部门年度工作计划、总结、会议记录、行政文件
√
思想政治理论课教学部
3 邀请知名专家教授来院作讲座、报告材料（照片）
√
4 典型教案、重要备课记录、优秀多媒体课件（光盘）等
√
5 教师参加省级活动获得的证书、奖杯等实物档案
√
6 其它有保存价值的材料、照片、音像等
√
分类号（类目）：
JX
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
体育教学部
1 上级下达的有关文件材料 √
2 本部门年度工作计划、总结、会议记录、部门发文
√
3 典型教案、重要备课记录、优秀多媒体课件（光盘）等
√
4 运动会秩序册、运动会成绩册、照片、光盘等有关材料
√
5 代表学院参加省级以上体育教学活动获奖材料等（奖杯、奖牌、荣誉证书）
√ 6 其它有保存价值的材料、照片、音像等
√
分类号（类目）：
JX17
招
生
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
招生就业处
1 上级有关招生工作的文件材料
√
2 招生宣传册、生源计划、规章制度等文件材料
√
3 招生就业工作计划、总结、会议材料、照片、文字材料等
√ 4 参加招生就业有关工作会议材料、照片
√ 5 新生录取材料及新生名单 √
6 其他有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：
JX18
毕业生
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
招生
就业处
1 上级有关毕业生就业的文件材料
√
2 毕业生就业工作计划、总结、简报
√
3 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
√
4 毕业生登记表 √
5 毕业生求职补贴花名册
√
6 毕业生报到证领取登记表
√
7 考察就业市场相关材料、照片等 √
8 本部门举办的各类招聘会相关材料（照片、文字）
√
9 校友、在校生赠送的锦旗等实物档案
√ 10 其他有保存价值的材料、照片、音像等 √
分类号（类目）：J J X
各系
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
各系
1 上报或下发的各类行政文件 √
2 年度工作计划、总结、会议记录、大事记等
3 毕业生班级照片 √
4 毕业生党员档案领取登记表 √
5 邀请知名专家讲学讲稿照片等材料
√
6 教师教学、学生活动中形成的具有保存价值的文件材料、照片、光盘等
√
7 学生创新创业、社会实习与实践及其他重要活动所形成的文字、图表、声像（录像、照片）光盘等材料 √
8 个人科研成果（教师个人发表论文、专著等，须移交出版刊物原件）（归入学位与科研管理科归档）
√
9 教师或学生代表学院参加活动获得的省部级以上奖励文件材料及奖旗、奖章、证书等实物档案 √
10 社会调查、社会实践计划、总结照片及相关材料
√
11 本科生论文答辩会议记录、照片等相关材料
√
12 校友看望母校、举办交流会各类材料（照片、简报、光盘等），校友赠送锦旗等实物档案
√
科研类（ KY ）
分类号（类目）：
KY11
科研综合、2 KY12 科研成果
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
教务处
1 科研行政管理文件材料
√
2 科研计划管理文件材料
√
3 科研成果管理文件材料
√
4 科研经费管理文件材料 √
5 国家自然科学基金，科技部、教育部等项目的申报通知及管理文件材料
√
6 甘肃省各类科技项目、本校博士点启动基金的申报与管理文件
√
分类号（类目）：
KY 12
科学研究（课题）
归档部门
类目
名称
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
教务处
KY12- -1 1 科研准备阶段
1 立项申请（其中包括课题调研论证材料、课题研究计划、设计，课题投资和预决算材料）
√
2 任务书、合同、协议书 √
3 课题研究计划、设计
√
4 计划执行情况、计划调整或撤销报告
√
5 课题投资和预决算材料
√
KY12- -2 2 研究试验阶段
1 实验、测试、双测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料 √
2 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框架、计算结果）
√
3 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）
√
4 研究工作阶段小结、年度报告
√
5 配套的电子载体 √
6 样品、标本等实物的目录 √
分类号（类目）：
KY12
科学研究（课题）
归档部门
类目
名称
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
教务处
KY12- -3 3 总结鉴定阶段
1 研究报告、研制报告 √
2 论文专著 √
3 工艺技术报告 √
4 技术诀窍报告 √
5 专家评审意见 √
6 鉴定证书
√
7 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）
√
8 推广应用意见
√
9 课题工作总结
√
KY12- -4 4 申报奖励阶段
1 科研成果登记表 √
2 科研成果报告表 √
3 科研成果奖励申报与审批材料 √
4 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 √
5 专利申请书或证书原件或影印件 √
KY12- -5 5 推广应用阶段
1 转让合同、协议书 √
2 生产定型鉴定材料 √
3 成果被引用或投产后反馈意见 √
4 推广应用方案及实施情况
√
5 扩大试设计文件或工艺文件
√
6 成果宣传报道材料
√ 7 对外科学交流材料
√
8 科技横向技术项目合同、审核、鉴定、经费及管理材料
√ 9 省内应用型项目的申报、获准文件材料
√ 10 校内各类专利文件材料
√
财会类（ CK ）
分类号（类目）：
CK11
综
合
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
财务处
1 上级下发的要求贯彻执行的有关财务会计工作的文件材料
√
2 上级针对本院财务工作的文件 √
3 本院财务管理规定、制度、办法、计划、总结等文件材料
√
4 本院财务工作请示、批复等文件材料
√
5 学校基金管理工作文件
√
6 有关财务管理方面的其他文件材料
√
7 年度财务报告（含文字分析）
√
8 月、季度财务报告
√
9 财会档案移交清册 √
10 财会档案销毁清册 √
11 财务数据库文件 √
12 本部门省部级以上奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案 √
分类号（类目）：
CK12
会计报表
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
财务处
1 决算报表（含基建综合决算）
√
2 预算会计报表
√
3 年度以上规划表、分配计划、测算表
√
4 年度以上各种统计报表（含工资报表）
√
5 季度以下各种计划、统计报表
√
分类号（类目）：
CK13 会计账簿
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
财务处
1 涉及外事会计账簿
√
2 总帐
√
3 预算内账簿（含明细账、分户或登记帐）
√
4 预算外账簿（含明细账、分户或登记帐）
√
5 学校专项基金账簿
√
6 日记账（现金、银行存款日记账）
√
7 固定资产明细账（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）
8 银行存款余额调节表
√ 9 银行对账单
√ 10 纳税申报表
√
分类号（类目）：
CK14
会计凭证
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
财务处
1 涉及外事会计凭证
√
2 预算内各种原始凭证、记账凭证
√
3 预算外各种原始凭证、记账账单
√
4 学校基金各种原始凭证、记账凭证
√
5 会计拨款凭证及其他会计凭证
√
6 涉及债权、债务及为清理完毕的凭证
√
分类号（类目）：
CK15 工资清册
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
0 30 年
0 10 年
财务处
1 工资发放名册 √
2 工资转移、证明、通知存根
√
3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金学生名册等
√
基建类（ JJ ）
分类号（类目）：
JJ11
综
合
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
资产处后勤处
1 上级有关基建工作的有关材料
√
2 基建工作规章制度
√
3 基建工作计划、总结、简报
√
4 基建工作总体规划 √
5 基建工程财务预、决算
√
6 全院性总体规划、设计总平面图 √
7 水、电、气管道分布图 √
8 地质勘探、地形测量材料 √
分类号（类目）：
JJ12
基建项目
归档部门
类目
名称
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
资产处后勤处
JJ12- -1 1 可行性研究
1 项目建议书及上级批复
√
2 可行性研究报告 √
3 项目评估
√
4 环境预测、调查报告 √
5 设计任务书及计划任务书 √
JJ12- -2 2 设计
基础
1 图、勘察记录、化验实验报告、重要土、岩及说明 √
2 安装测量定位、观测记录 √
3 水文、气象、地震等其他设计基础材料 √
JJ12- -3 3 设计
文件
1 初步设计
√
2 技术设计 √
3 施工图设计
√ 4 技术秘密材料 √
5 设计计算书
√
6 关键技术实验
√
7 总体规划设计 √
8 设计评价、鉴定审批
√
分 类号（类目）：
JJ12
基建项目
归档部门
类目
名称
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
资产处后勤处
JJ12- -4 4 工程管理文件
1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 √
2 承包合同、协议书、招标、投票、租赁文件 √
3 施工执照 √
4 环保、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 √
5 产权证书 √
JJ12- -5 5 施工
一、土地施工文件
1 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要
√ 2 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施 工安全措施、施工工艺
√
3 原材料及构件出厂证明、质量鉴定
√
4 建筑材料实验报告
√
5 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 √
6 土建施工定位测量地质勘察 √
7 土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 √
8 隐蔽工程验收记录 √
9 工程记录及测试、深陷、位移、变形观测记录、事故处理 报告 √
10 分项分单位工程抽量检查、评定
√
11 交工验收记录证明
√
12 竣工报告、竣工验收报告 √
二、设备及管线安装施工文件
1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
√ 2 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代作审批
√
3 焊接试验记录、报告、施工检验、探索记录
√
4 隐蔽工程检查验收记录
√
5 强度、密闭性试验报告
√
6 设备调试记录
√ 7 施工安装记录、安装质量检验、评定事故处理报告
√
8 系统调试、实验记录
√
9 管线清洗、通水、消毒记录
√ 10 管线标高位置、坡度测量记录
√
11 中间交工验收记录证明、工程质量评定
√
12 竣工报告、竣工验收报告
√
分 类号（类目）：
JJ12
基建项目
归档部门
类目
名称
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
资产处后勤处
JJ12- -5 5 施工
三、电气、仪表安装施工文件
1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
√ 2 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代作审批
√
3 调试整定记录
√
4 性能测试和校核
√
5 施工安装记录、安装质量检查、评定事故处理报告
√
6 操作、联动试验
√ 7 电气装置交接记录
√ 8 中间交工验收记录证明、工程质量评定
√
9 竣工报告、竣工验收报告
√
JJ12- -6 6 竣工
验收
1 竣工验收报告 √
2 全部竣工图纸 √
3 质量评定材料 √
4 工程现场声像材料 √
5 竣工验收会议决议文件 √
JJ12- -7 7 基建财务器材管理
1 财务计划、年度计划
√ 2 工程预算、概算、决算 √
3 主要材料消耗、器材 管理
√ 4 交付使用的固定资产 √
JJ12- -8 8 生产技术准备试用生产
1 技术准备计划
√ 2 试生产管理、技术责任制
√
3 试车方案、产品技术参数、性能、图纸 √
4 设备试车、验收、运转、维护记录
√
5 安全操作规程、事故分析报告
√
6 技术培训材料
√ 7 工业卫生、劳动保护材料 √
设备类（ SB ）
分 类号（类目）：
SB1 1
综
合
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
资产处
1 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件
√
2 本院仪器、设备管理、招标采购的规章制度
√
3 本部门工作计划、报告、总结、调查材料、下发各类文件
√
4 本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
√
5 本院仪器、设备移交清册及仪器设备报废、调拨报告和批复
√
分 类号（类目）：
SB12 仪器设备项目
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
资产处
1 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）
√
2 上级或主管领导批复和准购批示
√
3 订购合同（复印件）和会谈纪要、记录等
√
4 进口设备过程中有关的技术商务文件
√
5 开箱记录和装箱单
√
6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单
√
7 验收报告及结果文件
√
8 索赔来往函件及结果文件
√
9 设备说明书及全套随机文件材料 √
10 使用、检修、故障事故记录（设备履历表）
√
11 重大事故的调查分析及处理意见 √
12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 √
出版类（ CB ）
分 类号（类目）：
CB11
综
合
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
学院
办公室
1 上级有关编辑出版工作文件材料
√
2 上级召开的编辑出版工作的会议文件
√ 3 本院编辑出版工作计划、报告、总结、简报和重要会议记录 √
4 本院编辑出版工作规章制度、统计报表 √
分 类号（类目）：
CB12- - 14
出版物项目
归 档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
学院
办公室
1 学院编辑出版的报纸、刊物、商业出版物合同、协议书
√
2 出版请示和批复
√
3 原稿（含照片、手迹原件）或复印件（退还作者应有原稿签收单）
√
4 出版通知单、书刊、音像出版物样品 √
5 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来稿信件
√
6 封面设计图样
√
7 出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知书
√
8 获奖或受查情况的文件材料
√
9 再版修改意见
√
外事类（ WS ）
分 类号（类目）：
WS11
综
合
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
学院
办公室
1 上级有关外事工作文件材料
√
2 学院外事工作规章制度、计划、总结、简报等
√
3 外事工作系统报表等
√
4 重要外事活动照片、光盘、领导讲话稿、会议议程 √
5 对外活动中互赠礼品、纪念品清册
√ 6 外事工作会议材料
√
分 类号（类目）：
WS12
出国（境）
归 档
部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
学院
办公室
各 系（部）各单位
1 上级对出国（境）人员的有关文件材料
√
2 本院教师出国（境）参加国际学术会议材料、照片等
√
3 出国（境）人员考察、访问资料、照片
√
4 出国（境）讲学、研究人员有关材料
√
5 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）
√
6 国际比赛、竞赛资料、照片
√
分 类号（类目）：
WS13
来
校
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
学院
办公室
各 系
（部）
1 学院聘请外籍专家资料
√
2 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料
√
3 学院邀请外籍教师专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料（照片、文字说明、光盘）等
√
分 类号（类目）：
WS14 国际合作与会议
归档部门
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
学院
办公室
1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录
√
2 本院完成的国际合作项目、成果等材料
√
3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料
√
4 授予外籍人士名誉称号的材料
√
5 双方互赠的礼品、纪念品
√
6 本院举办国际会议的有关材料、照片
√
声像类（ SX ）
分 类号（类目）：
SX
声
像
归档部门
类目
名称
序号
归
档
范
围
保管期限
永久
长期
短期
各系（部）各单位
SX12
1 学院各类活动中形成的照片
√
2 外单位形成的与本院有关的照片
√
SX13
1 学院各类活动中形成的录音
√
2 外单位形成的与本院有关的录音
√
SX14
1 学院各类活动中形成的录像
√
2 外单位形成的与本院有关的录像
√
SX15
1 学院各类活动中形成的录音、录像光盘
√
2 外单位形成的与本院有关的录音、录像光盘
√
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