提升机关档案工作质量对策建议思考

　提升机关档案工作质量

　对策建议思考

　 档案是历史的真实记录，是资政育人、存史留据的宝贵财富。机关档案管理工作是党和国家重要的基础性工作之一，做好档案工作是各级党委政府、企事业单位的重要职责。面对新形势、新任务、新要求，如何提升机关的档案工作质量，更好地服务中心工作，笔者根据 30 年的档案工作经历，认为加强“六化建设”，即档案工作体制科学化、人员能力复合化、工作制度化、整理规范化、档案室建设标准化、管理现代化是提升档案工作质量的有效途径。

　档案记录反映的是党和国家各项工作和人民群众各方面的真实情况，是资政育人、存史留据的宝贵财富。它不仅为各项事业的科学发展提供指导、借鉴，还是维护党和国家以及人民群众根本利益的重要依据和凭证，是党和国家工作中不可缺少的基础性工作。做好档案工作是各级党委、政府和企事业单位的重要职责。当前，档案工作还存在一些不尽

　如人意的地方，主要表现在以下几个方面：一些机关、企事业单位对档案工作不够重视，档案工作人员综合素质不高，档案意识不强，档案氛围不浓厚，档案的收集不齐全、不完整，整理不科学、不规范，管理的手段和方法简单、粗放，开发和综合利用效果不够理想。面对新形势、新任务、新要求，要做好机关的档案工作，更好地服务中心工作，就要做好“六化建设”（工作体制科学化、人员能力复合化、档案工作制度化、档案整理规范化、档案室建设标准化、档案管理现代化）。

　一、工作体制科学化 档案的基础来源是档案资源。一个机关不论大小，都配备有管理部门和业务部门，所谓“麻雀虽小，五脏俱全”。档案产生于各个内设机构，分散于各个部门，需要收集整理，而各个部门工作人员对档案的重要性认识程度深浅不一，档案工作的能力水平又有差距，怎样把这些散存在部门的材料齐全完整地收集起来，立卷归档、提供利用，就需要理顺工作体制，建立一个科学合理，快速高效的工作队伍。首先，应该健全机构，成立组织，加强对档案工作的组织领导。建立档案工作领导小组，研究制定档案事业发展的目标、任务、计划，明确分管领导、档案工作人员以及各部门专兼职人员各自的职责任务，只有理顺了关系，明确了职责任务，才能

　各司其职，各负其责，做到档案事业有人关心，档案工作有人负责，档案业务有人开展。其次，还要加强监督、检查，建立健全奖惩激励机制。实行目标化管理，不定期进行抽检查，论功行赏，按过处罚，才能充分调动广大档案工作者的积极性、创造性。最后，要培养、稳定档案队伍，要在政治、工作、生活的各个方面关心爱护档案工作人员，保障档案业务工作开展的人、财、物需要，解决他们在工作生活中遇到的困难，创造良好的职称、职务晋升空间，使他们能够心无杂念，安心工作，以实际行动推动档案工作健康持续的发展。

　二、人员能力复合化 档案工作人员能力决定档案工作水平，遍观机关档案工作人员，档案专业科班毕业且从事档案工作的人员为数不多，多半是没有接受档案专业理论系统教育的“半路出家”人员，他们专业理论知识系统性不强，能力素质高低不一。

　作为一门实践性很强的档案专门学科，需要档案专业理论知识的指导，还要有极强的动手实践能力，要能够熟练运用现代化办公设备，所以，从事档案管理工作的人员除了坚守良好的职业道德，埋头苦干、乐于奉献以外，还要不断学习，时时充电，既要学习档案工作的新理论、新方法，又要学习、借鉴现代管理的新经验、新成果，还要熟练掌握运用

　计算机技术，政治强、业务精、作风硬、纪律严的复合型人才是搞好档案工作的基础条件和保障。

　三、檔案工作制度化 制度不严、作风不实是工作质量不高的主要原因，必须高度重视机关的建章立制工作。依据档案法律法规，按照简单实用、便于操作的原则，结合机关的性质，全面系统地建立档案收集、整理、立卷、归档、借阅、保密、利用、防火、鉴定、销毁、管理等各项规章制度。强化制度的贯彻力、落实力，用制度来约束、规范、管理档案工作中的行为。

　四、档案整理规范化 规范化整理是档案检索和提供利用的重要指标。要依据国家档案行业标准、归档文件整理规则和上级行政主管部门给本机关审批下达的档案分类大纲、归档范围和保管期限表，科学分类，规范整理。

　分类要科学。同一个年度的文件，应根据本机关内部机构设置、职责分工、文件形成的数量等情况，按照文件形成的规律，保持文件之间的有机联系进行分类。全宗内档案分类的一般方法有年度、机构、问题、作者、地区、文件名称几种方法，在分类方法的结合应用上，通常年度-保管期限分类法，适用于规模较小、文件材料形成数量少的单位；年度

　-机构（问题）-保管期限分类法与年度-保管期限-机构（问题）分类法适用于党委、政府综合性管理单位，多用于省直单位，市直单位采用的比较少。

　整理要规范。档案整理的程序环节是组件—分类—排列—编目—修整—装订—编页—装盒—排架，这是《规则》对已有档案整理程序的具体规定。俗话说“巧媳妇难为无米之炊”，没有归档文件材料，谈何整理，因此，在这些环节前要加上 “收集、检查”两个环节。整理通常采用三步工作法，第一步是收集—检查—组件—剔除金属物—装订—编页码；第二步是盖归档章—填写归档章（全宗号、归档年度、类目、保管期限、页数，还有一项“件号”在第三步工作法前填写）—分类、分保管期限排列—编制件号；第三步是编目—装盒（填写盒面、盒脊、备考表）—上架。归档文件材料的整理可以是单位档案人员自己整理，也可以是购买社会组织服务，对于购买社会服务整理档案的单位，涉密文件必须是本机关档案工作人员自己单独整理。

　五、档案室建设标准化 在现实工作中，要提供利用某个文件，常常听到人们说“让档案室来做”，实际上就是需要档案工作人员通过手段从档案库房或文件材料中查找出这个文件来应用。故档案室建

　设的内容除了档案库房建设以外，还应该包括从事档案管理与服务的机构、人员和办公设备设施的建设。

　档案政策法规明确要求，档案室建设必须标准化，要按照既便于工作，又要保持联系的目标，合理配置档案业务工作室、库房、阅档室。档案库房的面积大于容纳本机关形成的全部文书、会计、科技、实物等档案的数量，还要有前瞻性考虑。综合档案室履行集中统一管理本机关形成的全部档案的职责，要建立人防、物防、技防的安全防范体系，维护档案的实体安全与信息安全。在实际工作中，要抓住加强档案库房标准化建设这个重点，围绕影响档案寿命的自然因素、环境因素、人为因素开展工作，使档案库房达到防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防辐射等的要求，同时，加强管理，建立完善的保密制度，积极开展自查和检查，发现问题，堵塞漏洞，严防档案的损毁和失密事件的发生。

　在加强档案室建设的基础上，还要完善开展业务工作必需的办公器材，应该配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、刻录机、摄（录）像机、影碟机、录像编辑机、硬盘、档案管理软件、档案装具等办公用具。

　六、档案管理现代化

　坚定管理思想现代化的理念。随着社会政治、经济、文化的快速发展，档案的种类不断增加，载体不断丰富，数量越来越多，传统的档案管理手段已经不能适应档案工作发展的需要，档案工作人员要与时俱进，解放思想，更新观念，勇于创新，突破惯性思维的影响和束缚，不断探索新的管理模式，创造新的管理手段，积极有效地应对和解决新形势下出现的新问题。

　实施管理方法现代化的行動。计算机技术、网络技术能够增强档案管理自动化程度，提升工作效率，扩大服务面，要把计算机、互联网与档案有机结合，实现计算机、互联网加技术。一是要加强对各类标准规范的落实，确保档案信息化规范；二是要加快档案数字化进程，建成以馆藏档案为主体的档案全文数据库；三是要促进资源共享，按照标准、规范和保密要求，把可公开的档案信息及时予以开放，使档案公共服务的范围与覆盖面增加，满足人民群众日益增长的档案利用需求，让档案的作用惠及更多的人民群众；四是发现、挖掘档案资源的潜在价值，编辑更多更有价值的信息，把“死档案”变成“活信息”，为单位决策提供更多更好的参考和指导，为社会和人民群众提供更多更好的服务。

　七、结语

　机关档案工作是国家档案工作的基础和源泉，要推动国家档案事业的科学发展和进步，让档案的作用更好地服务于党的建设和社会主义现代化建设，就必须抓好源头工程，必须加强机关档案的建设。

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